Assistant de gestion administrative

Au sein de la DGA AUTONOMIE :

Réception - Contrôle traitement des dossiers d'Aide sociale à l'hébergement PA / PH en établissements.

Mise à jour des tableaux de bord.

MISSIONS SPÉCIFIQUES :

Réception - étude-contrôle des pièces - Vérification des ressources - calcul de l'ASH de la participation de l'usager et celle de ses OA, édition, mise en signature des notifications - expédition.

MISSIONS COLLECTIVES :

Gestion du dispositif d'Aide à l'hébergement des personnes âgées ou handicapées, mise en place de tableaux de bords, statistiques, gestion de la file active des dossier en instance.

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES :

Service comptabilité, tarification, pôle social, Accueil Familial, Statistiques.

RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES :

C.C.A.S, EHPAD, foyers d'hébergement PH, Référents familiaux usagers, mandataires judiciaires - associations - MDPH

SPÉCIFICITÉS, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS :

Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public Disponibilité Sens de l'organisation, besoin d'une grande concentration pour les calculs et la gestion des disponibilités d'accueil en EHPAD.

SAVOIRS :

Organisation et fonctionnement de la collectivité

Procédures administratives et techniques du service

Expression écrite et orale

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note,...)

SAVOIR-FAIRE :

Gérer les agendas des agents du service

Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage....)

Réaliser les transmissions

Prioriser et diffuser les informations dans le service

Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion

SAVOIR -ÊTRE :

Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail

Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service

Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes

Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie

Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées