Assistant(e) administration générale et moyens généraux

La Communauté de communes du Liancourtois - la Vallée dorée est située en région Hauts de France, dans l'Oise, un département doté d'un patrimoine culturel et forestier unique, à 40km de Paris. Notre collectivité regroupe dix communes soit près de 24 000 habitants. Notre siège social est desservi par une gare et un axe routier important rendant les locaux facilement accessibles. Près de cent agents, répartis sur 4 sites distincts : le siège social regroupant les services administratifs et techniques, la maison de santé intercommunale, la piscine et un parc de loisirs à vocation pédagogique : le parc Chédeville, oeuvrent au quotidien pour l'intérêt général.

Une organisation basée sur la méthodologie de projet encourage la collaboration entre nos différents services. En nous rejoignant, vous intégrez une structure à taille humaine, attentive au développement d'une culture commune, aux principes d'autonomie, de bien-être et de confiance accordée aux collaborateurs contribuant ainsi à la valorisation et à l'évolution de nos services publics.

Rattaché.e à la Direction communication, relations extérieures et systèmes d'information, vous assurez un accueil de qualité, physique et téléphonique, des administrés et valoriser l'image de la collectivité.

Missions principales :

• Ouvrir et fermer les portes de l'accueil principal au public aux horaires en vigueur
• Ouvrir et contrôler l'accès des personnes entrant sur le parking du personnel
• Avoir une parfaite connaissance de l'organisation, des services et du fonctionnement de la collectivité et de ses sites distants.
• Accueil physique et téléphonique, orientation et mise en relation avec les personnes compétentes en interne
• Prise de messages et transmission aux services concernés (par mail ou tableur Excel partagé pour une traçabilité des échanges)
• Prendre les rendez-vous liés aux remplacements des conteneurs de déchets et à la collecte des encombrants dans l'outil de gestion concerné (agenda en ligne Synbird, Tradéo), émission des feuilles journalières à destination du service de collecte des déchets
• Prendre les rendez-vous pour France Services dans l'outil de gestion concerné (agenda en ligne Synbird)
• Gérer les réservations et tenir à jour les plannings des salles et des véhicules de service de la collectivité dans l'outil de gestion concerné (Outlook)
• Gérer la solution téléphonique 3CX (mise à jour de l'annuaire, répondeur téléphonique, transfert d'appels ...)
• Veiller à actualiser les documentations laissées à la disposition des visiteurs par voie d'affichage ou sur les présentoirs
• Gérer les mails reçus sur la boîte contact@ccl-valleedoree.fr ; réponse et/ou transmission aux services concernés
• Assurer ponctuellement des tâches de secrétariat
• Réceptionner et remettre le courrier du jour au facteur
• Effectuer journalièrement le reporting des appels et visiteurs reçus (tableur Excel)
• Gérer les situations de stress, savoir identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d'urgence
• Identifier et signaler les problématiques récurrentes pour contribuer à l'amélioration continue du service, poursuivre la modernisation des outils de gestion de l'accueil
• Remonter toute information jugée anormale à la Direction

Profil :

Grande capacité d'écoute, savoir reformuler de façon stricte et exacte et retranscrire les demandes.

• Bon relationnel et respect du devoir de réserve.
• Bonne connaissance des compétences et de l'organigramme de notre collectivité,
• Etre organisé, rigoureux, disponible, autonome,
• Maîtriser l'outil informatique
• Aptitude aux taches polyvalentes de secrétariat

Conditions de travail : 36h00 hebdomadaires (5 semaines de congés et 5 jours RTT)

Avantages

Amicale du personnel

Participation aux frais de la complémentaire santé et prévoyance

Tickets restaurant

Prêt de véhicule ponctuel possible (voiture ou camion sous conditions)

Prix réduit de 55% sur deux séances annuelles d'ostéopathie avec le cabinet voisin

• Poste à pourvoir dès que possible

Renseignements utiles :

Adressez vos candidatures (agent de facturation de l'eau) à l'attention de Monsieur le Président de la CCLVD, 1 rue de Nogent 60290 Laigneville ou à recrutement @ccl-valleedoree.fr

• Grande capacité d'écoute, savoir reformuler de façon stricte et exacte et retranscrire les demandes.
• Bon relationnel et respect du devoir de réserve.
• Bonne connaissance des compétences et de l'organigramme de notre collectivité,
• Etre organisé, rigoureux, disponible, autonome,
• Maîtriser l'outil informatique et le pack office
• Aptitude aux taches polyvalentes de secrétariat