Assistant(e) de direction

Participer à la coordination et la gestion de la résidence autonomie en assistant la Direction dans ses activités quotidiennes.

Assister et seconder la Direction dans certaines tâches administratives Participer au suivi du budget Assurer le suivi de l'activité hébergement Renseigner les tableaux de bords (EPRD, ERRD, ANAP…) Tenir tous les tableaux de bords nécessaires à la gestion de l'établissement Assurer l'accueil physique et téléphonique du public Accueillir les résidents, les familles et le public Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages Ecouter, orienter et renseigner de façon correcte Distribuer le courrier aux résidents Réaliser les visites de préadmission Assurer la gestion administrative de l'établissement Traiter, diffuser l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier Constituer les dossiers des résidents et de prise en charge et procéder à leur mise à jour Suivre les dossiers sur logiciels spécialisés ou tableurs Assurer la facturation hébergement Transmettre les éléments de facturation au service du CIAS Gérer l'archivage et le classement Assurer le suivi des commandes en lien avec le service finance du CIAS Transmettre les documents au Trésor Public et aux différents partenaires (CDF, CPAM, CAF..) et assure un échange régulier

Savoirs : Statut de la fonction publique territoriale Droits et devoirs du Fonctionnaire Notion de psychosociologie du public accueilli Obligations, documents et outils de la loi 2002 Techniques d'Accueil physique et téléphonique Techniques et outils de communication Conception et Organisation des projets Règles rédactionnelles administratives Procédures de transmission des demandes Cadre règlementaire des politiques sociales et de l'action sociale Paysage médico-social du canton Comptabilité et gestion Règle de régie Management d'équipe Gestes et postures de sécurité Utilisation du matériel informatique / mail Code de la route Savoirs-faire Respecter les consignes hierarchiques Appliquer les procédures et protocoles Faire respecter les procédures et les protocoles Accueillir le public dans le respect des règles déontologiques et des protocoles de la résidence S'exprimer clairement et reformuler les demandes Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité S'adapter aux situations de travail et à l'évolution des pratiques / cadre règlementaire Accompagner la personne âgée en respectant son projet personnalisé Anticiper - Repérer les dysfonctionnements et en informer la direction de l’établissement Qualifier la demande sociale et gérer les situations d'urgence Répondre à la demande et orienter Coordonner les différents acteurs (internes et externes) Favoriser l'expression des résidents et des membres de l'équipe Savoirs-être Ecoute empathique et sans jugement Organisation et autonomie Disponibilité et Volontaire Adaptabilité et flexibilité dans les tâches demandées Discrétion professionnelle Sens des responsabilités et prise d'initiatives Réactivité Réserve et Neutralité