Assistant(e) de Monsieur le Maire / Président (H/F)

Placée sous l'autorité hiérarchique du Maire, du Directeur Général des Services mutualisé et sous l'autorité fonctionnelle du Chef de Cabinet, l'assistante du Maire - Président assure le secrétariat particulier de l'exécutif. À ce titre, elle organise et coordonne l'activité quotidienne du Maire - Président, assure la gestion opérationnelle de son agenda conformément aux orientations définies par le Chef de Cabinet, prépare les rendez-vous, réunions et déplacements, assure le suivi administratif des dossiers et garantit la circulation des informations entre le Cabinet, les élus, les directions de la Ville et de DLVA Agglomération ainsi que les partenaires institutionnels. Elle contribue au bon fonctionnement du Cabinet, veille au respect des échéances, assure un suivi rigoureux des dossiers et garantit la confidentialité des informations traitées. Par ailleurs, elle encadre et coordonne l'activité de l'agent chargé de l'appui administratif au secrétariat des élus et au secrétariat de Monsieur le Maire - Président. ACTIVITES Assurer le secrétariat particulier du Maire - Président : Assurer l'accueil physique et téléphonique du Cabinet Filtrer et orienter les sollicitationsGérer le courrier, les courriels et les parapheurs destinés à la signature du Maire Président Assurer le suivi des circuits de signature Organiser le classement et l'archivage des dossiers Assurer la gestion documentaire du CabinetParticiper à l'organisation et à l'activité quotidienne du Maire - Président : Assurer la gestion opérationnelle de l'agenda conformément aux orientations définies par le Chef de Cabinet Organiser les rendez-vous, réunions, audiences, permanences et déplacements Optimiser le planning en fonction des priorités de l'exécutif Préparer les arbitrages d'agenda avec le Chef de Cabinet Informer les interlocuteurs des modifications éventuelles Assurer les confirmations de rendez-vous et la préparation logistiqueConstituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous, réunions et déplacements Rassembler les éléments de contexte et les documents nécessaires Préparer les notes de synthèse, fiches de rendez-vous et documents de travail Veiller à la mise à disposition des documents dans les délaisAssurer le suivi administratif des dossiers : Assurer le suivi des demandes adressées au Maire - Président Coordonner les réponses avec les directions concernées Veiller au respect des délais de traitement Élaborer des tableaux de bord de suivi Assurer le suivi des décisions et des suites à donner Participer à la préparation des représentations officielles Organiser les déplacement institutionnels Préparer les dossiers des cérémonies, inaugurations et manifestations Assurer le suivi des invitations et des réponses Préparer les éléments protocolaires nécessaires Participer au fonctionnement du Cabinet : Participer à l'organisation administrative du Cabinet Assurer la continuité du secrétariat Participer aux réunions de coordination Proposer des améliorations de procédures de fonctionnement Assurer toute mission confiée par le Maire - Président, le Chef de Cabinet ou le Directeur Général des Services mutualisé relevant de son cadre d'emplois

Savoirs :Fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunaleEnvironnement institutionnel des collectivitésOrganisation et fonctionnement d'un cabinet d'exécutifProcédures administratives Règles de rédaction administrativeTechniques de secrétariat de direction Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs Savoir-faire : Organiser et gérer un agenda complexe Hiérarchiser les priorités Anticiper les échéances Préparer des dossiers d'aide à la décision Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et relevés de décision Assurer un suivi administratif et rigoureux Travailler en transversalité avec de multiple interlocuteurs Gérer simultanément plusieurs dossiers dans des délais contraints Utiliser les outils numériques de planification et de gestion documentaire Savoir être : Discrétion professionnelle absolue Sens élevé de la confidentialité Loyauté institutionnelle Sens de l'organisation Méthode et rigueur Réactivité Disponibilité Diplomatie Aisance relationnelle Capacité d'adaptation Sens du service public Gestion des priorités et des situations d'urgence Esprit d'initiative et autonomie dans l'organisation du travail Permis B souhaité

Type de poste: Titulaire