Assistant(e) Direction Musée

Assurer le suivi administratif et budgétaire du musée, en lien avec la direction du musée

§ Suivre le budget de l'établissement

§ Etablir les bons de commandes et rapprocher les factures sur le logiciel de suivi du budget et assurer les relations avec les fournisseurs

§ Suivre les dossiers d'assurance et transports des oeuvres prêtées ou en dépôt, des oeuvres empruntées, en lien avec la documentaliste et le régisseur des collections

§ Saisir les points à l'ordre du jour du conseil municipal et les rapports associés dans le logiciel dédié

§ Suivre les envois des dossiers à la DRAC et au service des musées de France pour les commissions acquisitions et restaurations d'oeuvres

§ Suivre les demandes de subvention auprès de la DRAC et de la Région et envoyer les comptes d'emploi

§ Assurer le suivi des archives avec la référente archives du musée

§ Effectuer la suppléance de la régie d'avance et de recettes du musée, en lien avec la régisseuse principale

§ Assurer le suivi logistique des vernissages et événements

Assurer le secrétariat du musée

§ Saisir et mettre en forme des courriers, documents administratifs, comptes rendus de réunions

§ Traiter et diffuser les courriers électroniques

§ Assurer le standard téléphonique avec l'accueil (2 jours/semaine)

§ Surveiller le stock de fournitures de bureau et assurer les commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs

§ Assurer le suivi des sollicitations artistiques et des propositions d'acquisitions d'oeuvres

Assurer le lien RH avec la DRH de la Ville

§ Suivre les plannings de l'équipe, titulaires et vacataires (en fonction des absences, congés), pour assurer une ouverture au public du musée aux jours et heures prévus

§ Transmettre les ordres de mission et les justificatifs de déplacements des agents

§ Assurer le suivi administratif des stagiaires

Participer à la communication et la diffusion des informations

§ Envoyer aux journalistes de la presse locale les actualités du musée, en lien avec le service communication de la Ville (envois pour les vernissages et envois mensuels des événements)

§ Rédiger des petits communiqués de presse (acquisitions, prêts d'oeuvres, activités enfants, animations, activités artothèque)

§ Assurer la gestion du stock et du planning de distribution des dépliants de communication du musée

§ Programmer des publications pour alimenter les réseaux sociaux du musée, en lien avec le service des publics

§ Faire la revue de presse du musée et des expositions, en lien avec le service communication de la Ville

§ Gérer les fichiers contacts, préparer les envois (2 fois/an, pour les vernissages des expositions), en lien avec l'agent d'accueil et de billetterie

Participer à la réflexion et à la mise en oeuvre du projet culturel de territoire, du projet scientifique et culturel et du projet de service du musée

§ Apporter sa contribution aux projets quant aux missions d'accueil, d'organisation administrative et de communication du musée.

Vous avez le sens de l'organisation, rigoureux(se), réactif(ve), autonome et vous avez le sens de la communication, ce poste est pour vous.

• Vous disposez d'une bonne connaissance des procédures administratives et financières pour les dossiers DRAC,
• Vous maîtrisez les règles de comptabilité publique,
• Vous maîtrisez les techniques d'orientation téléphonique,
• Vous maîtrisez la connaissance du fonctionnement administratif,
• Vous maîtrisez la connaissance de la finance publique,
• Vous maîtrisez la connaissance des logiciles bureautiques et financiers,
• Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française pour la rédaction de courriers et de documents synthétiques