Assistant(e) du Maire et de la DGS

Rattaché(e) au Cabinet du Maire et à la Direction Générale, l'assistant(e) de direction travaille en étroite collaboration les services et l'équipe municipale afin d'apporter un appui administratif quotidien.

Secrétariat du Maire

• Gérer le courrier entrant de la Mairie et le transmettre à la DG
• Répondre aux courriers du Maire et aux appels téléphoniques, prise de messages pour le cabinet du Maire
• Assistance au suivi des dossiers propres au Cabinet
• Suivi des relations avec les administrés

Préparer organiser et suivre les manifestations et évènements organisés par le cabinet

• De manière récurrente : vœux du Maire (mise à jour du fichier, invitations…), médailles du travail, commémoration de l’Armistice du 11 novembre, déjeuner des anciens combattants et cérémonie du 8 mai (courriers, cartons d’invitations, …), vœux au personnel, rentrée scolaire, forum des associations, festival de la BD, marché de Noël, repas des élus, etc.
• De manière occasionnelle : cérémonie de la citoyenneté, inaugurations, médailles de la Ville, réception des nouveaux habitants, visite des associations, fête de la Fraternité…etc.

Assistance de l’élue en charge des commerces

• Développement d’une gestion globale du centre-ville notamment et dans la recherche de relations partenariales :
• Implication et soutien aux commerçants, en particulier en liaison avec l’association de commerçants, si elle est créée, comme levier du dynamisme du centre-ville.
• Gestion des relations avec le gestionnaire du marché hebdomadaire
• Sondage des besoins des habitants, enquête de satisfaction, amélioration de l’offre commerciale en réponse aux attentes des habitants
• Suivi des locaux commerciaux vacants : contacts avec les agents immobiliers, les cédants et les repreneurs, pour encourager l’implantation de commerces, de bouche, par exemple
• Organisation d’évènements particuliers (forum, marché de Noël, accueil de nouveaux commerces, rencontres…). Animation / mobilisation autour de thématiques spécifiques avec le soutien du Cabinet ou la Culture.
• Mise à jour de l’annuaire électronique des commerces et des entreprises

Assistance du service de Sécurité Publique

• Assistance dans la gestion du courrier du service

o Préparation de divers courriers ; Objets trouvés, détention de chiens dangereux, fourrière animal…

o Mise en forme des arrêtés municipaux dans le cadre des manifestations gérer par le Cabinet

• Demandes administratives en Préfecture : fichier des véhicules volés…
• Diffuser les informations liées à la sécurité Vigipirate, crise sanitaire…auprès des différents publics concernés

Assistance ponctuelle sur des sujets transverses

• Assister le Maire et la Direction dans la mise en forme de certains documents transverses (DICRIM, PCS, …)
• Prospection des nouveautés (règlementaires, événementielles, sportives…) sur Buc et ses alentours

• Organisation d'une collectivité.
• Sens du service public et de l'accueil du public.
• Respect de la confidentialité.
• Aptitudes rédactionnelles.
• Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet...).
• Capacité à s'adapter rapidement (selon le temps, la demande du service et des élus).
• Travail en équipe et en autonomie.
• Discrétion, disponibilité, polyvalence.
• Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
• Sens de l'initiative, force de proposition.