Assistant technique et administratif

Contexte : Au sein de la direction bâtiment, en équipe avec un(e) second(e) assistant(e) technique et administratif, l'assistant(e) technique et administratif assure le lien entre la direction, les collaborateurs de la direction et les partenaires extérieurs.

Missions : L'assistant(e) technique et administratif assure un rôle central au sein de la Direction des bâtiments. Au courant de l'avancement des projets, l'assistant(e) technique et administratif assure une assistance quotidienne tant aux collaborateurs de la direction qu'à la directrice des bâtiments.

Activités principales du poste :

1. Etablissement des lettres de commande et création des marchés dans l'outil informatique DMatMar

2. Organiser, planifier et préparer les réunions : rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, organisation matérielle (location de salle, moyens vidéo, déjeuner...), respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires, établissement des supports de présentation.

3. Gérer l'accueil physique et téléphonique : Réception, transmission et filtrage des messages, relais éventuel des interlocuteurs vers les services du Conseil Départemental

4. Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, frappe de documents, prise de notes, préparation de support vidéo d'intervention) classement et archivage.

5. Gestion de l'archivage papier et informatique (tenue du tableau de versement aux archives, gestion et organisation de l'archivage papier vivant, gestion de l'archivage informatique).

6. Gestion et suivi des dossiers de sinistres aux biens

7. Dans le cadre des marchés lancés pour le compte de la direction des bâtiments :

o Etablissement du PV d'ouverture des offres

o Préparation du tableau d'analyse des offres

o Mise en forme des éléments en préparation de la CAO

8. Suivi des commissions de sécurité (Etablissement de la liste des commissions de sécurité annuelles, relance des collègues, envoi des courriers suite aux commissions de sécurité pour lever les observations, suivi)

9. Suivi des autorisations d'urbanismes déposées (autorisations de travaux, permis de construire, déclarations préalable et certificats d'urbanisme).

10. Suivi technique des opérations (fiches opérations). Réaliser les relances auprès des maitres d'oeuvre dans le cadre des remises de phases.

11. Assurer un renfort auprès du secrétariat du Pôle Patrimoine et Environnement

Poste ouvert au grade de rédacteur territorial. Candidature à adresser avant le 2 juillet 2026.

Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.

Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle.

Compétences requises : Savoir / Savoir être

• Réactivité
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Aptitude à la communication institutionnelle
• Maîtrise de WORD/POWERPOINT/EXCEL, et des nouvelles technologies de communication
• Connaissances du code de la commande publique
• Connaissances techniques dans le domaine du bâtiment
• Respect des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
• Autonome, responsable, organisé et adapte du rendu-compte

Profil souhaité : Formation / expérience professionnelle :

Niveau Bac+2

DUT Gestion des entreprises et des administrations ou BTS Assistant technique d'ingénieur.

Spécificités du poste :

-Grande disponibilité nécessaire vis-à-vis de l'emploi du temps du directeur