Assistante administrative Accueil/ APC/ Secrétariat Comptabilité (h/f)

Définition du poste :

Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe, l’agent est en charge de :

• La gestion de l’Agence Postale Communale (APC)
• Les missions administratives : secrétariat, comptabilité, suivi de dossiers (ENEDIS/EDF, Eau, Baux)
• L’accueil physique et téléphonique du public.

Contraintes spécifiques du poste :

• Présence obligatoire aux horaires d’ouverture au public.
• Coordination des congés avec les autres agents du service administratif.
• Adaptation des horaires en période de congés ou de remplacements (heures complémentaires/supplémentaires, récupération ou rémunération).
• Participation ponctuelle à des réunions en dehors des horaires habituels.
• Respect strict de la réglementation en vigueur

Situation statutaire du poste / Temps de travail :

Catégorie : C – filière administrative

Titulaire/Stagiaire/Contractuel (le)

Temps non-complet – 28 heures hebdomadaires

Savoirs :

• Environnement institutionnel (collectivités territoriales, fonction publique territoriale
• Réglementation postale, procédures de La Poste, outils de gestion postale
• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Techniques de communication
• Connaissance de la gestion administrative et du secrétariat.
• Comptabilité publique : règles d’exécution budgétaire, logiciels de gestion comptable (Berger Levrault)
• Droit de la commande publique
• Droit des assurances
• Affaires générales (Etat-Civil, Population, Elections …)
• Rédaction de courriers
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, logiciels de gestion (comptabilité, élections, État-Civil), recherches internet

Expérience & savoir faire :

• Techniques d’accueil, gestion des flux, accueil bienveillant, écoute active
• Autonomie et méthodologie de suivi, priorisation
• Gestion des procédures : suivi rigoureux et réactivité
• Polyvalence et travail en équipe
• Communication et écoute
• Rédaction : prise de notes, rédaction de courriers et mails
• Conception d’outils de suivi (tableaux, etc.)
• Aisance sur logiciels et outils informatiques
• Résistance au stress : gestion des situations urgentes ou complexes

Savoir être :

• Sens du service public.
• Rigueur et discrétion (respect du secret professionnel et de la confidentialité).
• Aisance relationnelle avec le public.
• Sens de l’organisation, autonomie, esprit d’initiative.
• Sens des responsabilités et respect des procédures.
• Adaptabilité, capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
• Réactivité et gestion du stress.

Caractéristiques particulières :

Outils logiciels : Logiciels de gestion postale, comptable (Berger Levrault), bureautique, outils de dématérialisation.

Polyvalence : Capacité à assurer des remplacements sur l’ensemble des activités de l’accueil pouvant impacter les horaires de travail habituels