ASSISTANTE DE DIRECTION

L’assistant(e) de direction, dans le respect de ses instructions, des protocoles et des procédures applicables à ses activités assure un rôle d’appui administratif, organisationnel et relationnel. Elle est l’interface entre la direction, les équipes, les résidents, les familles et les partenaires extérieurs. Elle contribue à la qualité d’accueil. Elle assure la circulation de l’information entre la direction et les différents services.

Accueil orientation des usagers/communication - Assure l’accueil des résidents, des familles, des visiteurs, renseigne les usagers par une présence physique, par email, par téléphone - Analyse la demande de ses interlocuteurs et les oriente - Entretient avec les différents partenaires de l’établissement (Elus, trésorerie, ARS, CDG, CPAM, familles, fournisseurs, etc.) des relations de confiance basées sur la qualité de service. - Propose à sa hiérarchie toute solution permettant de régler rapidement les litiges et contentieux liés à son activité. - Participe à la conception et à la réalisation de tout document administratif et de tout support d’information visant à présenter l’activité de l’établissement - Gère la diffusion de l’information interne et externe tout en respectant la confidentialité nécessaire. Gestion administrative - Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents…), affranchit le courrier, met à jour le répertoire téléphonique, la liste des résidents ainsi que les différents texte et documents associés à la fonction « Accueil » - Elabore les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document à la demande de la direction. - Gère la liste d’attente des résidents, constitue les dossiers de demande d’admission et suit l’instruction des dossiers en lien avec les logiciels dédiés. - Apporte son aide au montage des dossiers avec les usagers - Prend en charge la constitution des dossiers (aide sociale, APA), rassemblement des pièces et envoi des documents aux différents organismes - Assure leurs mises à jour au sein de la documentation administrative interne. - Gère les réservations des repas des résidents et de leurs familles en lien avec le service hôtelier. - Tient les registres légaux et participe à la définition des procédures et les instructions de l’établissement - Assure le classement et l’archivage des documents liés à son activité. Gestion comptable - Tient la comptabilité de l’établissement (comptabilité M22) en lien étroit avec la direction et la trésorerie : saisie des pièces comptables, titres et mandats et assure le suivi des différents actes et documents, nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de l’établissement. - Transmet les pièces au comptable public - Réalise la facturation des différents types d’hébergement et des absences des résidents - Passe les commandes auprès des fournisseurs, réception avec contrôle des factures, suivi et contrôle des consommations - Saisie des tableaux de bords avec suivi de l’activité, des recettes et transmissions aux organismes concernés. - Applique strictement les procédures et instructions concernant la gestion de l’outil informatique Gestion des ressources humaines - Participe au suivi des plannings et des roulements d’équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 et 7/7 en lien avec la Direction Adjointe - Répartit et gère les absences (congés, formations, récupération, maladie) en lien avec la Direction Adjointe - Collecte et informatise les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits, absences - Remplit le tableau mensuel des éléments de paie en lien avec la Direction Adjointe et le transmet à la DRH - Rédige les déclarations d’Accident de travail des personnels de l’établissement - Assure le suivi des éléments du dossier du personnel (contrat de travail et avenant, diplôme et stage de formation, arrêt de travail ou A.T., congés, médecine du travail, correspondance…) - Diffuse les notes de services, dossiers…. Auprès des destinataires concernés et gère le panneau des affichages obligatoires - Planifie la présence de stagiaires dans son service, assurer leur accueil - Effectue le relais/ l’interface entre la Direction, et les agents. - Participe aux réunions de service, élabore les comptes rendus Participer à la vie du service - Se conforme à la réglementation de l’établissement et du service (notes de services, tableaux, classeurs) - Consulte quotidiennement le planning - S’informer des consignes quotidiennes pour adapter l’organisation de son travail - Fait des propositions à bon escient - Participe à des actions de formation - Participe aux réunions de service - Tenu au respect du secret professionnel et au devoir de réserve - Transmission des observations orales et écrites sur des supports adéquats - Signal tout disfonctionnement.

Connaissances requises : • Savoir-Faire : - Connaissance des problématiques liées au secteur de la gérontologie - Connaissance de bases du statut de la Fonction Publique Territoriale - Connaissance de la comptabilité M22 - Connaissance de l’utilisation des outils informatique et bureautique - Capacité d’organisation et de gestion du temps - Maitrise de la langue française, capacité rédactionnelle, synthétiser un document - Connaitre les principes de la gestion du personnel - Savoir gérer les situations relationnelles difficiles - Savoir gérer les congés et absences du personnel • Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») ▪ Respect de l’autorité hiérarchique ▪ Travailler en équipe ▪ S’exprimer avec aisance ▪ Faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie ▪ Faire preuve de discrétion ▪ Faire preuve de rigueur ▪ Faire preuve de patience ▪ Être à l’écoute ▪ Être disponible ▪ Sens de l’observation et de l’analyse