Chargé d'accueil

Au sein du Secrétariat Général :

Il accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.

SAVOIRS

Organisation et fonctionnement de la

collectivité et du service

Expression écrite et orale

Techniques de secrétariat

(dactylographie, prise de note,…)

Techniques d’écoute active

Techniques et outils de communication

SAVOIR FAIRE

Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services

Réceptionner, filtrer et orienter les appels et les messages téléphoniques vers la personne, le service ou l’organisme compétent

Rechercher et mettre en relation les correspondants

Rechercher, sélectionner et mettre à la disposition de l’interlocuteur les informations utiles

Traduire le vocabulaire professionnel du service en langage clair et accessible

Utiliser les outils d’information et de communication du service (annuaire, standard, internet, intranet,…)

Alerter la hiérarchie sur les dysfonctionnements, difficultés et contraintes

rencontrés

SAVOIR ÊTRE

Conserver la maîtrise de soi dans la gestion avec le public

Ecouter les directives et mettre en œuvres les consignes de travail

Prioriser les demandes en fonction de leur degré d’urgence

Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service

Faire preuve de rigueur et de vigilance dans la réalisation des tâches quotidiennes

Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie