Charge d’administration et de gestion des manifestations (h/f)

Gestion et organisation des manifestations

• Préparer et suivre le calendrier des manifestations de la Ville (rétroplanning, suivi des étapes, échanges avec les organisateurs…) ;
• Participer à la préparation et à l’organisation des manifestations de la collectivité (culturelles, sportives, institutionnelles, associatives…) ;
• Organiser la logistique des manifestations : réservations de salles et matériels, relations avec les prestataires, services municipaux, organisateurs, gestion des plannings et des besoins techniques, réunions de préparation, communication, comptes-rendus, bilans et évaluations ;
• Assurer le suivi opérationnel le jour J : accueil des intervenants et du public, contrôle de la mise en place, gestion des imprévus, communication, reporting ;
• Contribuer aux actions de communication : informations pratiques, invitations, supports de présentation en lien avec le service communication et les organisateurs, valorisation sur les supports de communication du service.

Suivi administratif du service

• Gérer la régie et la billetterie du service :

o Régisseur titulaire de la régie recettes ;

o Régisseur mandataire de la régie d’avance ;

o Chargée de la billetterie.

• Gérer et suivre la boîte mail « manifestations » du service ;
• Assurer le suivi et les relations avec les partenaires : services municipaux, associations, prestataires, organisateurs… ;
• Rédiger des comptes-rendus, synthèses et bilans permettant de transmettre des indicateurs statistiques et outils d’aide à la décision pour la hiérarchie ;
• Participer à la mise en place de la saison culturelle du service en lien avec la responsable du service et la régisseuse technique ;
• Participer à la mise en place de la saison cinématographique en lien avec la responsable du service et la régisseuse technique ;
• Assurer partiellement l’accueil auprès du public ;
• Assurer ponctuellement le lien avec les associations hébergées au sein du site en lien avec la responsable du service et la responsable du service de la vie associative ;
• Participer aux évènements organisés par le service et les autres organisateurs.

CONDITIONS PARTICULIERES

• Un cycle de travail adapté à l’activité du service avec une présence lors des manifestations selon un planning annuel (périodes hautes et périodes basse / soirs et week-ends) ;
• Un planning de travail établi au rythme saisonnier de septembre à août ;
• Des périodes de congés liées à la fermeture annuelle du service (Noël, Eté)

• Connaissance et expérience solides dans l’organisation d’évènements (logistique, prestations, accueil du public, travail partenarial, interlocuteurs multiples…) ;
• Forte capacité à concevoir et à mettre en œuvre des manifestations grâce à un travail en transversalité et à une bonne communication ;
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, sens de l’organisation, gestion du temps, rigueur administrative et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;
• Aisance relationnelle, esprit d’équipe, réactivité et bonne résistance au stress, notamment en période de manifestations ;
• Capacité à rendre compte, à gérer son temps et à s’adapter à des situations variées.

CONDITIONS PARTICULIERES

• Un cycle de travail adapté à l’activité du service avec une présence lors des manifestations selon un planning annuel (périodes hautes et périodes basse / soirs et week-ends) ;
• Un planning de travail établi au rythme saisonnier de septembre à août ;
• Des périodes de congés liées à la fermeture annuelle du service (Noël, Eté).

Horaires : lundi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 du mardi au vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h30