Chargé(e) d’accueil téléphonique et de gestion administrative

Vous aurez pour principales missions :

 Gestion du standard téléphonique de la Ville et de la Communauté d’Agglomération de Haguenau :

• Recevoir les appels téléphoniques
• Renseigner les usagers
• Orienter les appels vers le service concerné ou transmettre les messages téléphoniques

 Affranchissement et expédition du courrier :

• Assurer le tri du courrier sortant
• Procéder à l’affranchissement des plis

 Accueil des transporteurs et autres partenaires :

• Réceptionner les colis déposés par les transporteurs
• Remettre les plis spéciaux en vue de leur distribution par un prestataire de service extérieur

 Gestion de la comptabilité afférente au courrier :

• Saisir les documents comptables (bons de commande et factures)
• Gérer la refacturation
• Suivre les contrats des boîtes postales et de la machine à affranchir

 Assistance à la gestion du budget du service :

• Enregistrement des documents comptables
• Mise en paiement des factures
• Clôturer les engagements en fin d’exercice

 Interventions en polyvalence ou en soutien aux autres équipes du service

• Assurer, ponctuellement, l’accueil du public et la gestion des demandes de titres d’identité, le samedi matin

• Expérience similaire souhaitée
• Bonne capacité d’expression orale
• Maîtrise de la communication téléphonique
• Maîtrise des règles comptables
• Esprit d’équipe, sens de l’écoute, qualités relationnelles
• Rigueur, organisation
• Réactivité, capacité à gérer des priorités et des imprévus
• Maîtrise des outils informatiques
• Autonomie et disponibilité
• Discrétion professionnelle

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.