Chef de service Population et Etat civil (h/f)

Sous l'autorité de la direction et en lien étroit avec la cheffe de service État civil et Population, vous assurez l'encadrement du service Population et État civil et contribuez à la continuité, à la fiabilité et à la qualité du service public rendu aux usagers.

Vous garantissez l'application des règles réglementaires et internes dans les domaines de l'état civil, des élections, du recensement et du funéraire, tout en veillant à la cohérence des pratiques entre les services intervenant sur ces missions.

Vous assurez le pilotage opérationnel de l'activité quotidienne, l'organisation du travail des équipes et le suivi de la qualité des réponses apportées aux usagers. Vous jouez également un rôle central dans la diffusion des informations professionnelles, l'accompagnement des agents et la prévention des risques organisationnels et humains.

Vous contribuez activement au fonctionnement transversal de la direction et à l'harmonisation des pratiques entre services, dans un objectif de qualité de service, de sécurité juridique et d'efficacité administrative.

Vous serez notamment amené à :

Encadrement et management des équipes

• Assurer l'encadrement du service dans une logique de cohérence et de complémentarité avec le service État civil et Population ;
• Encadrer l'équipe « gestion administrative des cimetières » située sur le site des Aiguillons ;
• Appliquer les orientations managériales et les objectifs fixés par la direction ;

Organisation et pilotage de l'activité

• Organiser et répartir les activités du service entre les agents ;
• Participer au recrutement des agents permanents et temporaires ;
• Garantir la qualité des productions et le respect des délais de traitement ;
• Suivre le bon fonctionnement des logiciels métiers et leur utilisation par les équipes ;
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le reporting de l'activité.

Sécurisation des procédures et qualité du service public

• Garantir le respect des règles juridiques et administratives dans les domaines d'activité du service ;
• Contribuer à la diffusion et à l'appropriation des évolutions réglementaires auprès des équipes ;
• Veiller à la sécurisation des actes et des procédures ;
• Assurer la traçabilité des dossiers et la fiabilité des données administratives ;
• Participer à la qualité de l'accueil et du traitement des demandes des usagers.

Travail en transversalité et coordination de direction

• Participer aux réunions de direction et aux temps de coordination interne ;
• Solliciter les arbitrages de la direction sur les dossiers stratégiques ;
• Participer aux rencontres interservices des directions accueil - population dans une logique d'harmonisation des pratiques ;
• Contribuer aux groupes de travail et aux démarches transversales portées par l'administration ;
• Favoriser la coopération entre services et la circulation de l'information.

Catégorie A / Grade Attaché ou Attaché principal ou ayant vocation à le devenir

Poste accessible aux agents de même niveau relevant d'autres filières (intégration directe) et/ou lauréat d'examen ou de concours.

Poste ouvert aux statutaires, aux titulaires du concours et aux contractuels

Diplôme supérieur niveau bac+3 à bac+5 En droit, administration publique, gestion ou tout autre diplôme équivalent / Expérience significative souhaitée en encadrement d'équipe, idéalement dans un environnement de collectivité territoriale et/ou de service à forte dimension réglementaire / Une connaissance du fonctionnement des services population et état civil serait un atout

Compétence attendues:

Capacité à encadrer, animer et coordonner une équipe pluridisciplinaire

Maîtrise de l'organisation et du pilotage d'activités de service public

Bonne connaissance ou capacité d'acquisition rapide des réglementations liées à l'état civil, aux élections, au recensement et au funéraire

Capacité à sécuriser juridiquement les procédures et actes administratifs

Aptitude à gérer les conflits et à prévenir les situations de tension

Capacité à analyser les besoins en formation et à accompagner la montée en compétences des agents

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

Capacité à produire des tableaux de bord et à assurer un reporting fiable

Excellentes capacités rédactionnelles et de communication

Sens du service public et de la relation usager

Rigueur, organisation et respect des délais

Capacité à travailler en transversalité et à coopérer avec différents services

Intégrité, discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité dans la gestion des données sensibles

Des questions?

Sophie BARBE - Tél: 02.50.79.15.73

Directrice accueil population Centre