Gestionnaire

Le COS est une association qui a pour objet de promouvoir et de gérer les activités de nature à favoriser l’accès à la découverte et à la création dans les domaines des activités sociales, culturelles, sportives, de loisirs et de tourisme social pour l’ensemble des agents départementaux en activité ou en retraite.

POSITIONNEMENT ET ORGANISATION

L’agent titulaire sera mis à disposition du COS sous la responsabilité de son président et du secrétaire du Conseil d’administration.

Le COS est composé d’une équipe de 7 gestionnaires, il est administré par un conseil d’administration composé 15 membres représentants du personnel du Conseil départemental. Le COS comptait plus de 7000 adhérents en 2025.

Les activités du COS sont principalement l’organisation et le suivi des :

• adhésions COS et adhésions au Comité National d’Action Sociale (CNAS) ;
• loisirs : sorties, spectacles ;
• activités sportives et culturelles : organisation de cours de sports , cours de peinture ;
• billetteries, abonnements, etc. ;
• lecture : prix littéraire ;
• voyages, vacances en famille, week-ends, locations de linéaires en camping etc. ;
• attribution et gestion des chèques vacances ;
• ventes de produits à prix comité d’entreprise;
• offres spécifiques, …etc.

Vous assurerez en binôme la mise en application des décisions du bureau et du conseil d’administration du COS, et notamment les missions suivantes :

• l’enregistrement des adhésions via le site internet principalement : vérification des pièces, saisie informatique dans le logiciel dédié, lien avec le CNAS ;
• alimentation du site internet : paramétrage des activités, mise en ligne, suivi des dossiers d’inscription, gestion des relations avec les adhérents ;
• le suivi des différents dossiers de prestations et autres missions du COS :
• organisation matérielle des sorties, locations de linéaires et voyages (contact avec les partenaires, devis des transporteurs et opérateurs de tourisme, préparation des conventions, élaboration des notes, diffusion des informations aux adhérents, centralisation des inscriptions, paiement des prestataires, convocation des participants, participation aux réunions d’information, analyse des fiches d’appréciation, suivi des statistiques et bilan (quantitatif et qualitatif à préparer) ;
• les ventes de produits : négociation avec les prestataires , élaboration de notes, suivi et centralisation des commandes, vérification des commandes, suivi des livraisons, paiement des prestataires, etc.
• la gestion des tâches administratives d’enregistrement et de traitement du courrier et des boites mails ;
• l’élaboration des supports de présentation pour les conseils d’administration et Assemblées Générales ;
• la préparation des opérations comptables, suivi des remises de chèques pour la banque ;

Par roulement, vous serez amené à gérer :

• une permanence physique et téléphonique sur planning partagé pour accueillir et conseiller les adhérents du COS et ses partenaires ;
• la billetterie lors des permanences d’accueil ;
• les contacts avec les relais d’information dans les services (correspondants internes).
• La participation aux réunions d’informations sur l’ensemble du territoire départemental

Des dossiers spécifiques en fonction des besoins du COS vous seront également confiés :

• le suivi des partenaires commerciaux (développement, suivi des accords et conventions, etc.) ;
• le suivi d’actions spécifiques et/ou ponctuelles ;
• etc.

Savoirs :

• expérience en secrétariat ;
• expérience en accueil physique et téléphonique, du public.

Savoir-faire :

• maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Outlook, Intranet, Internet, PowerPoint, Publisher) et des logiciels liés à un site internet ;
• maîtrise de la gestion administrative (prévision, organisation, contrôle) ;
• capacité à mettre en page un document et à le rendre attractif ;
• être force de propositions pour les programmes d’activités à venir ;
• capacités de négociation.

Savoir-être :

• sens du service public, de la communication et de l’accueil ;
• disponibilité et polyvalence (disposition à s’investir pleinement en fonction des contraintes liées à des pics d’activité du service) ;
• rigueur, réactivité, autonomie, sens de l’organisation développé (ordre, méthode, anticipation) ;
• capacité à travailler en équipe (équipe administrative et membres du conseil d’administration) ;
• sens de la discrétion et de la confidentialité.