Référent de la vie associative et des locations de salles

Poste placé sous la responsabilité du responsable du service

Niveau du poste dans l’organigramme : Référent

Missions principales

Le/la référent(e) de la vie associative et des locations de salles assure l’animation, le suivi et le développement du tissu associatif local. Il/elle assure également la gestion administrative et logistique des équipements municipaux mis à disposition des associations et des particuliers (maisons de quartier et salle des fêtes).

Il/elle constitue l’interlocuteur privilégié des associations et des usagers pour toute question relative à la vie associative et à l’occupation des équipements municipaux.

Activités principales

• Mettre à jour les outils de suivi (tableaux de bord, plannings)
• Assurer la traçabilité des demandes et des locations
• Produire des bilans d’activité et des indicateurs de suivi
• Participer à l’amélioration des procédures liées à la gestion des salles et à la vie associative
• Assurer les fonctions de régisseur principal de la régie de recettes

1- Gestion de la vie associative

• Accueillir, informer et accompagner les associations locales
• Suivre les demandes et les besoins des associations
• Participer à la mise en œuvre de la politique municipale en faveur de la vie associative
• Assurer le suivi administratif des associations (répertoire, dossiers, conventions d’occupations des locaux)
• Accompagner les associations dans leurs projets et événements
• Organiser les événements municipaux liés à la vie associative (forum des associations, rencontres associatives, cafés des associations...)
• Développer et entretenir les relations entre la municipalité et le tissu associatif
• Piloter la campagne des subventions (instruction, analyse, propositions d’attribution, y compris subventions indirectes)

2- Gestion des locations et mises à disposition des salles

• Gérer le planning de réservation des équipements municipaux : maisons de quartier (2), salle des fêtes
• Accueillir les demandeurs et instruire les demandes de location
• Rédiger les conventions de mise à disposition et les contrats de location
• Assurer le suivi administratif et financier des locations (facturation, cautions, tarification).
• Organiser les états des lieux d’entrée et de sortie
• Veiller au respect des règlements d’utilisation des équipements
• Coordonner avec les services techniques et le référent des agents d’exploitation la préparation des salles

LES CONTRAINTES SPÉCIFIQUES DU POSTE

• Horaires spécifiques : Travail ponctuel en soirée et le week-end lors des évènements associatifs (forum des associations, rencontres, manifestations)

NIVEAU DE RECRUTEMENT

• Catégorie : B ou C
• Filière : Administrative
• Cadre d’emplois : Rédacteur – Adjoint administratif
• Expérience souhaitée : confirmée

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Type de contrat : Permanent
• Temps de travail : Temps complet
• Congés réglementaires et RTT selon l’organisation du service
• Prestations sociales : CNAS (adhésion prise en charge par la collectivité)
• Participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance et mutuelle)
• Rémunération : Traitement de base, Régime indemnitaire et Prime annuelle
• Accès à la restauration municipale du personnel

PROFIL DU POSTE

Connaissances théoriques et pratiques

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance du milieu associatif et de la réglementation (loi 1901)
• Connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités
• Notions de réglementation des établissements recevant du public (ERP) et des règles de sécurité
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (planning, réservation, suivi administratif)

Savoir-faire

• Accueillir, informer et orienter les usagers et les associations
• Gérer des plannings et prioriser les demandes
• Rédiger des documents administratifs (courriers, conventions, comptes rendus)
• Organiser et coordonner des activités ou événements
• Travailler en transversalité avec différents services municipaux
• Suivre des dossiers administratifs et financiers

Savoir-être

• Sens du service public (comportement, langage, devoir de réserve)
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute
• Diplomatie et capacité de médiation
• Organisation, rigueur et autonomie
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle
• Esprit d’initiative et capacité à travailler en équipe