Responsable de l’organisation des activités des élus (h/f)

En collaboration étroite avec le responsable de l’exécutif et le Cabinet, il/elle est chargé d’apporter une aide permanente à ces derniers en termes d’organisation de leur activité, de gestion de la communication, d’information sur les dossiers municipaux, de suivi des dossiers d’élus et d’organisation de manifestations. Il/elle s’assurera de la coordination des agendas conjoints Maire/Elus/Cabinet et s’assurera de leur pertinence. A ce titre, il/elle est l’interface favorisant les relations des élus à la population notamment à travers l’encadrement, la coordination et la gestion des différents secrétariats des élus.

Rattachement hiérarchique au Directeur Général des Services et fonctionnel au Cabinet

ACTIVITES PRINCIPALES

•Coordonner l’activité quotidienne du service et assurer l'encadrement du secrétariat des élus

•Coordonner, en binôme avec un agent du pôle Sport, Culture et Vie associative, l’organisation transversale des manifestations municipales ou associatives du territoire et assurer la centralisation des informations sur ces dernières

•Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l’envoi des invitations officielles

•Planifier les congés

•Etablir et assurer le suivi du budget du service

•Assurer la suppléance sur la régie d’avances auprès du cabinet du Maire

•Organiser les réunions de la majorité municipale

•Assurer la gestion d’agendas, la préparation et l’organisation matérielle des réunions

•Planifier et organiser, en lien avec la Direction Générale, les réunions avec les partenaires institutionnels et celles où la présence d’élus est requise,

•Organiser et coordonner les commémorations ainsi que les fêtes et cérémonies institutionnelles (coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l’information et de l’envoi des invitations officielles)

•Rédiger les courriers et notes du service ainsi que les comptes rendus de réunion

•Assurer les recherches documentaires

•Concevoir et mettre en place des outils de pilotage de l’activité et des indicateurs de suivi

CONDITIONS D’EXERCICE

•Poste à temps complet : 37h hebdomadaires avec RTT (12 jours)

•Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables

•Absences et congés à planifier en alternance avec la secrétaire

•Prévention médicale requise :

Travail sur écran informatique (80% du temps).

•Régisseur suppléant

SAVOIR-FAIRE REQUIS

• Etre force de proposition
• Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
• Connaissance des procédures administratives (arrêtés, décision, délibération, contrôle de légalité, convention…)
• Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc.
• Veiller au respect des délais et procédures
• Discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Qualités rédactionnelles.
• Travail en équipe.

EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER

• Expérience exigée sur poste similaire
• Formation supérieure universitaire ou équivalent