Responsable pôle accueil, inscriptions et carte scolaire (h/f)

Ville dynamique de près de 90 000 habitants, Aubervilliers est en pleine mutation urbaine et économique avec l'extension du réseau de transport (lignes 12 et 15 du métro et T8 du Tram), plusieurs programmes de rénovation urbaine, et l'aménagement des berges du Canal Saint-Denis. Ville dynamique soucieuse de la qualité de vie au travail de ses agents et engagée dans l'organisation de nombreux événements, Aubervilliers bénéficie d'une Direction des moyens généraux de proximité.

Nous recherchons un.e responsable pôle accueil, inscriptions et carte scolaire F/H.

1/ Gestion du secteur d’accueil des familles lié aux inscriptions scolaires, aux radiations, aux mises à jour des dossiers famille et aux informations aux familles.

2/ Elaboration de la carte scolaire avec suivi des inscriptions, des effectifs réels, des listes d’attente et des dérogations, et réalisation de prospectives scolaires annuelles.

3/ Rédaction des procédures internes de travail et des procédures spécifiques du logiciel métier.

1/ Gestion du secteur d’accueil des familles lié aux inscriptions scolaires, aux radiations, aux mises à jour des dossiers famille et aux informations aux familles.

2/ Elaboration de la carte scolaire avec suivi des inscriptions, des effectifs réels, des listes d’attente et des dérogations, et réalisation de prospectives scolaires annuelles.

3/ Rédaction des procédures internes de travail et des procédures spécifiques du logiciel métier.

1/ Dossier accueil et inscriptions :

Encadrement de l'équipe de l'accueil et des inscriptions scolaires

Pilotage et suivi des inscriptions scolaires quotidiennes et affectation des enfants selon la carte scolaire, suivi des élèves scolarisés dans les établissements hors commune, et scolarisés à domicile

Pilotage et mise en œuvre du dispositif de dérogations scolaires (préparation des dossiers, organisation de la commission de dérogation, suivi des décisions prises etc.)

Gestion de la boite mail des demandes des familles et autres partenaires, envoi de courriers aux familles, rencontre des familles si nécessaire

Préparation et organisation du comité de sélection des Toutes Petites Section (TPS) de la commune

Liens réguliers avec les directions d’école

Lien avec la Ville de Saint-Denis pour le groupe scolaire intercommunal

Animation de la réflexion et de la mise en œuvre de l'amélioration de l'accueil des usagers

2/ Dossier carte scolaire et prospective :

Préparation de la carte scolaire pour l'année n+1 : suivi des effectifs au 1er octobre de l'année n et ajustement des effectifs en fonction des sectorisations, des calculs d'érosion scolaire (suivi de cohorte), des livraisons de logements, des regroupements de fratries, des naissances, suivi des préconisations d’ouverture/fermeture de classes transmises par l’EN, etc.

Réalisation de la prospective scolaire en lien avec le Chef de Service et la direction de l’éducation

Suivi annuel de la mise à jour du logiciel de prospective scolaire en lien avec le prestataire

3/ Dossiers secondaires :

Mise à jour du fichier de la base de données scolaires, mise à jour de la classe pour chaque enfant sur le logiciel afin d'avoir un suivi des places disponibles

Mise à jour technique du logiciel IAD quand évolution de la carte scolaire

Lien avec Plaine Commune pour obtention de la carte scolaire SIG et celle du département

Relations avec les autres villes sur les questions de frais de scolarité et de dérogations

Lien avec les conseillers pédagogiques des circonscriptions de l’éducation nationale

Participation au dossier d’évitement scolaire en lien avec les partenaires (CAF, Préfecture, Education Nationale)

4/ Dossiers transversaux :

Participation à la mise à jour du guide des procédures à destination des directions d’école

Etre force de proposition sur la visibilité et la communication spécifique sur ses dossiers

Participe à la réflexion collective sur les dossiers transversaux du service et aux réflexions sur la simplification des démarches administratives pour les usagers et pour le service

Réaliser un dossier d’activités détaillé annuel du pôle

Connaissances requises (savoirs) :

-Maîtrise des outils informatiques (Word, EXCEL, PPT, etc.)

-Aisance rédactionnelle et capacité à prendre des notes rapidement

Connaissances requises (savoir-faire) :

-Organisation et gestion du temps de travail

-Rigoureux·se et méthodique

-Identifier des facteurs d’évolution du service public rendu et en évaluer les incidences

-Organiser et animer des partenariats

-Identifier des facteurs d’évolution du service public rendu et en évaluer les incidences

Compétences relationnelles (savoir être) :

-Techniques de management opérationnel et d’animation d’équipe

-Techniques de gestion de conflits

-Établir une relation de confiance et de loyauté

-Capacités d’écoute et disponibilité

-Sens des responsabilités et du travail en équipe

Discrétion et réserve professionnelle