secrétaire administrative du maire

Assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du maire, faciliter la gestion quotidienne de ses dossiers, la communication avec les différents interlocuteurs, et la gestion des instances municipales.

• Gestion administrative :

o Assurer le secrétariat du maire (prise de rendez-vous, gestion de l’agenda, accueil téléphonique et physique).

o Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents officiels.

o Gérer la correspondance officielle et les communications avec les élus, les services municipaux, les partenaires et les administrés.

o Organiser les réunions, conseils municipaux, événements officiels (préparation des convocations, rédaction des procès-verbaux).

• Gestion des instances municipales :

o Préparer et organiser les conseils municipaux, commissions et autres instances (convocations, ordre du jour, documents préparatoires),

o Assurer la rédaction et la diffusion des procès-verbaux et des comptes rendus des séances.

o Veiller au respect des procédures légales et réglementaires liées au fonctionnement des instances.

o Suivre la mise en œuvre des décisions prises en séance, préparer les décisions et délibérations afférentes aux séances et assurer le lien avec les services concernés.

• Gestion des dossiers :

o Suivre les dossiers en cours, préparer les documents nécessaires à la prise de décision du maire et notamment durant les rendez-vous.

o Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs.

• Interface :

o Faire le lien entre le maire, les élus, les services municipaux et les citoyens.

o Répondre aux demandes d’informations ou les orienter vers les services compétents.

• Support logistique :

o Gérer les fournitures de bureau et les commandes liées au cabinet du maire.

o Participer à la gestion des déplacements et des déplacements officiels du maire.

• Statutaire ou contractuel
• Formation : Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience : Expérience préalable en secrétariat, idéalement dans le secteur public ou collectivités territoriales, avec une expérience de gestion des instances municipales.
• Qualités personnelles : Disponibilité, sens du service public, diplomatie, esprit d’équipe.

discrétion, savoir s’organiser, adaptabilité