Secrétaire administrative polyvalente (h/f)

Dans le cadre d’un service public de proximité et dans une relation d’interface avec les élus et la population, sous l’autorité de la Responsable des affaires générales de la commune, la (le) secrétaire administratif(ve) assure les tâches administratives avancées de gestion communale (comptabilité/facturation, gestion des élections, Etat-Civil, urbanisme…) et les fonctions d’accueil.

Rejoignez notre secrétariat, au sein d’une équipe de taille humaine (20 agents), au service d’une commune rurale dynamique de 1500 habitants au cadre de vie attractif.

Comptabilité

Gérer la comptabilité : traitement des dépenses et des recettes, gestion des loyers et du P503, gestion des subventions, s’assurer du service fait

Gérer la facturation cantine : suivi des inscriptions, des réservations, de la facturation mensuelle et des prélèvements automatiques

Elections

Préparer, instruire, suivre les inscriptions, radiations, mise à jour, révision des listes électorales,

Planifier, organiser, les élections, en assurer les aspects administratifs et logistiques

Présence obligatoire les dimanches de scrutin.

Accueil, en binôme et remplacement

Assurer l’accueil physique et téléphonique,

Renseigner, orienter les usagers vers les services municipaux, intercommunaux compétents ou partenaires extérieurs

Gestion des mails, des courriers

Rédaction de courriers, (dont publipostage), de mails

Urbanisme : réception des demandes, gestion des dossiers en pré-instruction

Gestion des salles communales : contrats de location, convention, suivi des états de lieux

Etat civil : gestions de demandes de copies d’actes, gestion des PACS, préparation des dossiers de mariage et baptêmes républicains, gestion du cimetière

Autre gestion courante

Rédaction des arrêtés

Gestion des badges

Recensement quinquennal de la population

Savoir-faire

Exploiter une information, analyser un contexte, une problématique, mettre en œuvre une technique, un outil.

Synthétiser informations et documents

Rédiger un acte administratif

Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure,

Savoir-être

Sens du service public, aisance relationnelle, discrétion

Rigueur dans l’organisation, respect des délais règlementaires

Savoir gérer la polyvalence et les priorités

Faculté d’adaptation, autonomie, prise d’initiative

Connaissances

Comptabilité publique, gestion financière

Droit administratif

Techniques de rédaction administrative, maitriser les règles d’orthographe et disposer d’une écriture lisible

Maitriser l’outil informatique,

Diplômé(e) des métiers administratifs, et expérience souhaitée en commune rurale, Connaissance de l’un des logiciels métiers Segilog, Berger-Levrault, Inoé et Oxalys