Secrétaire d'accueil administratif mairie et bibliothèque

Réaliser des tâches de secrétariat

• Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la mairie)
• Assurer l’affichage obligatoire
• Assurer le classement et l’archivage
• Repas des Aînés : inscriptions et colis
• Ordre de missions des agents communaux (sorties de territoire pour achats)

Assurer l’accueil du public physique et téléphonique

• Accueillir, renseigner, orienter et gérer les administrés
• Prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints
• Assurer la constitution et l’enregistrement des dossiers de recensement militaire, certificat de vie, concubinage, attestation d’accueil…
• Assurer le suivi des demandes de salles, le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques…
• Assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l’accueil (autorisations diverses / Permis de détention de chiens dangereux …)

Compétences professionnelles et techniques

• Rédactionnel, esprit de synthèse, réactivité
• Maîtrise des outils informatiques
• Capacité d’organisation, de gestion des priorités
• Prise d’initiative
• Autonomie

Qualités relationnelles

• Confidentialité
• Adaptabilité aux interlocuteurs
• Qualité d’écoute