Secrétaire de Direction

Le, la Secrétaire de gestion administrative a vocation à

• Gérer le secrétariat général
• Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale
• Organiser la tenue des opérations électorales
• Coordonner les relations Mairie/Associations
• Encadrer et organiser le service d’entretien des locaux et ses activités.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Organisation et planification des réunions

• Respecter les délais de transmission des documents avant et après les réunions
• Prendre des notes lors des réunions
• Rédiger les comptes rendus

Connaissances générales et socioprofessionnelles

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Organisation de la collectivité
• Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
• Règles essentielles du droit public

Communication :

• Ecoute attentivement
• Fournit les informations essentielles
• Communique clairement
• Remporte l’adhésion

Leadership

• Inspire la confiance
• Motive les autres
• Donne le cap
• Favorise l’expression et l’innovation

Gestion d’une équipe

• Crée un climat favorable
• Se rend disponible
• Sollicite la participation
• Favorise le développement des compétences

Gestion des tâches

• Définit les objectifs et priorités
• Planifie les taches
• Fait preuve de flexibilité
• Délègue efficacement

Gestion stratégique

• Anticipe les risques et les opportunités
• Possède une vision à long terme
• Articule les décisions à la vision
• Sait prendre les décisions délicates
• Implication au sein du service
• Aptitudes relationnelles
• Sens du service public
• Réserve, discrétion et secret professionnel
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité d’adaptation
• Ponctualité et assiduité
• Capacité à rendre compte de ses activités
• Respect des moyens matériels
• Capacité à travailler en autonomie
• Rigueur et fiabilité du travail effectué
• Réactivité face à une situation d’urgence
• Capacité d’organisation et de planification
• Force de proposition