Secrétaire en Espace Solidarités Côte-d'Or - Dijon-Grésilles

MISSIONS PRINCIPALES :

Sous la responsabilité de l’adjoint au responsable d'Agence,

• Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
• Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention,
• Réalise des travaux bureautiques,
• Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
• Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention.

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES

Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs

Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances

Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur

Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant

Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu

Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)

Trier, classer et archiver des documents

Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes

Utiliser les applicatifs métiers

Suivre et gérer des dossiers

Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES

Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)

Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs

Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter

Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire

Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte

Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe

Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)

Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels

Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie

Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré