Secrétaire général de mairie (h/f)

Rattaché.e au service remplacement du pôle ressources et moyens, vous assurez le remplacement des secrétaires de mairie, de syndicats et des services d'ALF en cas de congés, maladie, annuel, de formation.

Vous êtes amené.e à assurer un renfort auprès des secrétaires de mairie, des services d'ALF en cas de besoin ponctuel pour les périodes budgétaires, déclarations de fin d'année, dossier de subvention, travail du quotidien.

Vous mettez en œuvre, sous la direction du maire, des adjoints et/ou du président et des directeurs de pôle d'ALF, les politiques déclinés par l'équipe municipale et/ou le conseil communautaire.

Vous avez le sens du contact et appréciez la polyvalence et le travail en équipe. Vous avez à cœur de rendre service au public en garantissant discrétion et secret professionnel? Ce poste peux vous correspondre!

Mettre en œuvre les politiques déclinés par l'équipe municipale

Assister les élus dans la gestion des services communaux, préparer le conseil municipal les délibérations et les arrêtés du maire.

Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du conseil et du maire dans le respect du cadre législatif et réglementaire.

Monter les dossiers de demandes de subvention et en assurer le suivi.

Assurer la gestion administrative des marchés publics.

Rédiger l'ensemble de la correspondance administrative et technique de la collectivité. µRespecter les délais réglementaires.

Assurer la gestion financière et comptable

Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle de factures....)

Préparer les engagements, mandatements et les titres de recette, saisir les factures et les mandats

Assurer une veille sur les opérations comptables à venir et la trésorerie disponible

Gérer les relations avec les fournisseurs

Participer à la préparation du budget et compte administratif : préparation 'êtas, saisie de données

Assurer la gestion de la dette

Suivi des marchés publics

Effectuer les déclarations de la TVA et fonds de compensation FCTVA

Assurer les relations avec les services comptables de l'Etats ( DGFIP-Sous/préfecture)

Assurer la gestion administrative des moyens humains

Participer et élaborer la paye des agents.es : saisie des informations, taux, nombre d'heures travaillées, contrôle de la rémunération

Appliquer et gérer, à partir des dispositifs et réglementaires, l'ensemble des processus de déroulement de carrière, de paie

Etablir mensuellement la DSN et effectuer les déclarations de toutes les caisses URSSAF....

Suivre le déroulement de carrière des agents.es ou leur contrat de travail, (Arrêté, congés, position administrative...)

Assurer le secrétariat général

Gestion du courrier et des envois

Rédaction des documents administratifs

Préparation et rédaction des délibérations et actes administratifs

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés

Accueillir, orienter et renseigner les usagers

Rédiger les actes et tenir les registres d'µEtats civil

Assurer le rôle d'officier d'Etat civil délégué (délivrance et préparation des actes d'Etat civil, mention en marge des actes de mariage, décès...)

Tenir à jour le fichier électoral (inscription et radiation)

Suivre les procédures de délivrance des autorisations d'occupation des sols, (Déclarations préalables, permis de construire, certificats d'urbanisme...) en lien avec les servies compétents

Effectuer le recensement citoyen

Délivrer les plans de cadastre

Assurer la tenue du cahier de liaison/doléances

Gérer le cimetière ( enregistrement des titres, concessions)

Aider à la gestion des moyens matériels, gérer la réservation des salles.

Activités et tâches secondaires du poste :

Remplacer le gérant d'une agence Postale Communale

Accueillir le public

Assure tout affranchissement courriers et colis

Réceptionner les colis et lettres et distribution

Assurer le traitement informatiques et retraits sur compte

Formations et qualifications demandées :

Formation en administration publique ou droit ou expérience en collectivité territoriale

Titulaire du permis B indispensable

Compétences nécessaires :

compétences professionnelles et techniques :

connaitre les métiers de la collectivité : éléments budgétaires, ressources humaines, relations citoyenne, facturations

Connaître et respecter les valeurs du service public

Connaître les règles de la comptabilité publique et les nomenclatures comptables (M57,M49, M22)

Connaître les principes de fonctionnement des administrations publiques et établissement publics locaux

Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : Etat civil, législation funéraire, élections, droit d'occupation des sols, marchés publics

Connaître le statut de la fonction publique territoriale et sa réglementation

Maîtriser la rédaction administrative et l'outil informatique

Expertise des logiciels métiers Berger Levrault, de l'outil SIG

Maîtrise des métiers de gestion (comptabilité, ressources humaines, urbanisme)

Savoir gérer une trésorerie

Savoir animer une réunion

Qualités relationnelles :

Travailler en équipe, sens de l'accueil, relations constantes avec les secrétaires de mairie

Faire preuve de discrétion

Disponibilité et mobilité

Etre organisé.e, rigoureu.es et méthodique

Etre autonome, efficace et réatif.ve

Etre polyvalent.e, savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et d'analyse

Avoir le sens des responsabilités.