5 étapes clés d’un entretien : déroulé type dans la fonction publique

L’entretien professionnel annuel (EPA) constitue un outil central pour évaluer les agents publics, remplaçant la notation traditionnelle depuis 2015. Renforcé par des réformes législatives récentes, il structure le déroulement de carrière en liant évaluation, formation et avancement. Ce dispositif permet de reconnaître les réalisations, d’identifier les axes d’amélioration et de planifier les besoins en formation, tout en garantissant une gestion transparente des compétences.

Élaborer les outils de l’évaluation professionnelle

Définir des critères clairs et créer un modèle de compte rendu constituent les premières étapes. Les outils doivent refléter les résultats, les compétences et les besoins de formation de l’agent, conformément aux articles L.521-1 à L.521-5 du Code général de la fonction publique.

Structurer l’évaluation autour de trois piliers

1. Résultats obtenus : Analyse des objectifs fixés lors de l’entretien précédent.
2. Compétences démontrées : Évaluation des savoir-faire et des soft skills.
3. Projections de formation : Identification des besoins pour les compétences futures.

Exemple : Un modèle de compte rendu inclut une grille d’auto-évaluation, des indicateurs quantitatifs et qualitatifs, ainsi qu’un espace dédié aux observations de l’autorité hiérarchique.

Préparer les agents à l’entretien

Informer et impliquer les agents sont essentiels pour garantir leur adhésion au processus.

Diffuser les informations clés

• Calendrier : Communiquer les dates et modalités de l’entretien.
• Supports : Fournir un guide méthodologique et des exemples de compte rendu.
• Droits : Rappeler la possibilité de demander une révision du compte rendu via la commission administrative paritaire (CAP).

Bon à savoir : Les agents peuvent solliciter un entretien préalable pour clarifier les attentes, bien que cette pratique ne soit pas systématique dans la fonction publique.

Organiser la convocation

La convocation doit respecter des règles formelles pour garantir la légalité du processus.

Procédure type

1. Notification écrite : Envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre.
2. Délais : Respecter un délai de 2 mois entre la prise de connaissance des faits (le cas échéant) et la convocation.
3. Contenu : Préciser l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

Cas particulier : Pour les sanctions disciplinaires, la convocation doit mentionner les faits reprochés, mais cette pratique est distincte de l’EPA.

Mener l’entretien de manière structurée

L’entretien se déroule en trois phases : bilan, perspectives et plan d’action.

Déroulé type

1. Introduction : Présenter l’objectif de l’entretien et rappeler les droits de l’agent.
2. Bilan des réalisations :

• Réalisations : Reconnaître les succès et les compétences mobilisées.
• Écarts : Identifier les objectifs non atteints et leurs causes.

1. Ouverture sur l’avenir :

• Objectifs professionnels : Fixer des cibles alignées sur les besoins de service.
• Formation : Présenter les dispositifs du compte personnel de formation (CPF).

Exemple concret : Un agent ayant réussi un projet complexe pourrait voir son entretien valoriser ses compétences en gestion de projet, tout en planifiant une formation en management d’équipe.

Finaliser le compte rendu et recueillir les validations

Le compte rendu doit être visé par l’autorité hiérarchique et transmis à l’agent.

Procédure de validation

1. Vérification : L’autorité peut ajouter des observations ou demander des modifications.
2. Transmission : L’agent reçoit un exemplaire signé, avec possibilité de recours devant la CAP en cas de désaccord.
3. Archivage : Le document est conservé dans le dossier individuel de l’agent.

Impact RH : Le compte rendu sert de base pour les décisions d’avancement, de mobilité et de formation, renforçant ainsi son rôle stratégique dans la gestion des carrières.

: Un outil au service de la performance publique
L’EPA représente un levier essentiel pour concilier reconnaissance individuelle et efficacité collective. En structurant chaque étape – de la préparation à la validation –, les employeurs publics garantissent une évaluation équitable et un accompagnement personnalisé. Ce dispositif, ancré dans le droit, contribue à moderniser la fonction publique en alignant les attentes des agents avec les besoins des services.

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