ADJOINT(e) Administratif Ppal 1ere classe

Sous la directive du maire, la/le secrétaire met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et soutient les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Profil recherché

• SAVOIRS :
• Plusieurs années d’expérience dans la fonction de secrétaire de mairie
• connaissance du territoire de PESMES
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les règles d'état civil et d'urbanisme ;
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

Connaitre et appliquer la législation funéraire

Connaitre et appliquer la règlementation en matière d'assurance

Connaitre la nature des actes produits par les communes, la hiérarchie des normes, les conditions de la mise en jeu de la responsabilité pénale

Connaître les méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts

Connaître le cadre réglementaire de la délégation de service public

Connaître les règles d'urbanisme

Connaître la réglementation des ERP

Connaître le cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale

Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats

Connaître des sources documentaires et d’informations

Connaître les techniques de secrétariat

Connaitre et utiliser les techniques d'élaboration des tableaux de suivi des activités et des tableaux de bord

Savoir rédiger les différents types de documents administratifs

Appréhender les méthodes de classement et d’archivage

Connaître les techniques de la dématérialisation de documents

Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, publisher)

Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste

Connaître les techniques de gestion de conflits (à approfondir)

Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique, notamment savoir conseiller, informer, accueillir, orienter

Connaître les techniques de communication

Connaitre les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail

• SAVOIR FAIRE :
• Polyvalence dans les fonctions
• respecter les délais réglementaires ;
• savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
• contrôler et évaluer les actions des services ;
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents dans le cadre de la prévention.
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.

Savoir situer son poste dans l’organigramme

Être ponctuel, respecter les horaires de travail

Sens du service public

Sens de la hiérarchie

Esprit d’équipe

Savoir rendre compte

Etre rigoureux, efficace, réactif et consciencieux

Faire preuve de disponibilité et d’adaptation

Qualité relationnelle, diplomatie, disponibilité