agent accueil et secrétariat

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale de Mairie, l’agent d’accueil et de secrétariat a pour rôle d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population. Il accomplit des missions de gestion du courrier, de secrétariat et d'Etat Civil.

Accueil du public - Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ; - Renseigner sur l’organisation des services de la commune ; - Orienter le public vers les services ou organismes compétents - Gérer l’affichage d’informations ; - Rédiger des notes et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet, …) Gestion du courrier Gestion du courrier arrivé : - Courrier postal : enregistrement. - Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire. Courrier au départ : Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Tenir le registre Aide à la gestion des moyens matériels - Tenir le planning de réservation des salles de la commune. - Assurer la commande des fournitures administratives. - Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs papier ou scannés. Etat civil - - Constituer les dossiers et établir les actes liés à l’état civil : naissance, mariage, décès. Actes demandés par les usagers et les officiers publics ; - Gérer les dossiers de recensement militaire. Urbanisme Enregistrer et transmettre les dossiers d’urbanisme au service instructeur. / Assurer la diffusion des décisions. / Assurer l’affichage. / Compléter les demandes de renseignements d’urbanisme.

bac à bac+2 dans le domaine du secrétariat. - Maîtrise des techniques d’accueil du public ; - Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune. - Bonnes connaissances dans le domaine de l’état civil - Connaître les applications informatiques professionnelles (Berger Levrault, Xmap, …) - Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ; - Maitrise du Français (orthographe, grammaire) et de la rédaction administrative. - Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension - Rigueur, sens de l’organisation et respect des consignes. - Discrétion et confidentialité ; - Capacité à travailler en équipe - Savoir gérer la polyvalence et les priorités.