Agent administratif aux services à la population

Au sein de la collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public. Il ou elle doit avoir une polyvalence sur les différents services du plateau population: état civil, élections.

Activité 1 : SERVICE ETAT-CIVIL

• Établit et délivre les actes (Naissances – Mariages – Décès)
• Confectionne les registres Naissances – Mariages - Décès
• Constitue les dossiers : Reconnaissances – Baptêmes civil - Mariages – Décès
• Procède aux auditions en vue du mariage et à leur suivi
• Assiste Mme la Maire lors de la célébration des mariages et des baptêmes
• Etablit et dépose les tables annuelles (Naissances – Mariages – Décès) au Tribunal de Thionville
• Etablit et délivre les livrets de famille
• Constitue les dossiers et établit les PACS + suivi
• Devient référent apostille et légalisation
• Constitue les dossiers et procède aux :

Changements de prénoms

Changements de Nom

Rectifications d’état civil

• Renseigne les usagers pour les certificats d’hérédité
• Réalise les autorisations de fermetures de cercueil, crémations, PV de mise en bière pour notre commune et les villes environnantes
• Etablit les avis mortuaires
• Gère le cimetière : acquisition, renouvellement et reprise de concessions
• + logiciel cimetière
• Rédige les arrêtés de cimetière et les transmets aux familles

Activité 2 : ELECTIONS

• Inscrit les électeurs - procède aux changements d’adresses
• Organise et prépare les journées électorales
• Met à jour les listes électorales
• Organise les réunions de la commission de contrôle
• Organise la cérémonie citoyenne
• Intègre les jeunes de 18 ans aux listes électorales
• Prépare les documents pour le jury criminel + suivi (participation conseil municipal)
• Organise la refonte des électeurs (renumérotation) - imprime les nouvelles cartes électorales (env. 4000) et les met sous pli

Activité 3 : SERVICE POPULATION

• Légalise les attestations sur l’honneur de domicile, de certificats de vie, de déclarations de sorties et autres documents destinés aux administrations étrangères
• Délivre les attestations d’accueil + consomme les timbres fiscaux (accès mairie)
• Procède au recensement militaire et transmission de données
• Délivre les copies conformes
• Délivre les autorisations pour l’accès au cimetière en voiture
• Complète les fiches de renseignements émises par le trésor public et les administrations habilitées, etc.

Activité 4 : ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE

• Accueillir, informer et orienter les usagers dans les différents services
• Réceptionner les appels téléphoniques et les diffuser dans les services
• Affranchir le courrier départ
• Gérer les commandes de fournitures pour la machine à affranchir
• Assurer le suivi de la machine à affranchir avec le prestataire

Activités spécifiques :

• Assurer la polyvalence au sein du service
• Assurer la régie et la délivrance des photocopies en tant que régisseur
• Assurer la gestion de la distribution des sacs de tri au quotidien
• Distribution de Raticide
• Gérer le stock de matériel pour le service

Savoirs:

• Expérience sur un poste similaire
• Très bonne connaissance en matière élections et d’ état-civil

Savoir-faire:

• Maîtrise du cadre réglementaire et du fonctionnement administratif des collectivités territoriales
• Autonomie
• Rigueur, organisation et méthode
• Excellente expression orale et écrite
• Aptitude à la polyvalence
• Connaissances des logiciels dédiés

Savoir-être:

• Capacités d’adaptation
• Sens du dialogue et d’écoute
• avoir le sens du travail en équipe et de l’organisation
• Etre force de proposition
• devoir de confidentialité et devoir de réserve
• Avoir le sens du service public