Agent administratif et d'accueil - Renfort

La Communauté d’agglomération Villefranche Beaujolais Saône recrute un(e) adjoint (e) administratif(ve) au sein du pôle Cohésion sociale et Equipements pour une mission de renfort administratif et d’accueil au sein du Conservatoire à Rayonnement intercommunal.

Le pôle Cohésion Sociale et Equipements compte plus de 200 agents engagés au quotidien pour déployer des politiques publiques et des services adaptés aux besoins des habitants des 18 communes membres de la Communauté d’agglomération.

Créée en 2014, la Communauté d’agglomération dispose de nombreux atouts liés notamment à sa localisation, à la qualité de sa desserte et à son cadre de vie.

Constituée de 18 communes rassemblées autour d’une ville-centre, Villefranche-sur-Saône, d’une population de 73 000 habitants, la Communauté d’agglomération offre un bassin économique diversifié et dynamique.

Engagée dans une dynamique de développement vertueux, elle conduit des chantiers de transformation relatifs tant à l’organisation qu’au processus de construction des politiques publiques.

Vos missions principales : Rattaché(e) à la directrice du conservatoire, vous assurerez des fonctions administratives et d’accueil au conservatoire, dans le cadre d’un besoin temporaire de remplacement et de soutien de l’équipe.

Vos activités :

Sous l’autorité de la directrice du conservatoire, vos activités seront les suivantes :

• Accueil du public :

 Accueillir, orienter et informer le public et les enseignants

 Assurer la réponse téléphonique, la gestion des mails et l’orientation vers les interlocuteurs compétents

 Apporter un premier niveau de renseignements relatifs aux disciplines, horaires, évènements, modalités administratives.

• Gestion administrative :

 Participer aux inscriptions et réinscriptions des élèves

 Tenir à jour des bases de données (logiciels internes, listes de classes, plannings)

 Rédiger des courriers simples, attestations, documents administratifs

 Gérer le classement et suivi de dossiers

• Appui au fonctionnement du Conservatoire :
• Participer à l’organisation administrative des auditions, concerts et autres manifestations
• Aider à la gestion des salles et plannings (réservations, modifications, transmission de clés).
• Transmission d’informations aux professionnels
• Contribuer à la diffusion d’informations auprès du public (mise à jour de supports).

Compétences requises

Savoirs :

• Fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Aisance avec les logiciels de gestion (formation interne possible)
• Capacité rédactionnelle et bonne expression orale

Savoirs faire :

• Accueillir et informer le public et les professionnels
• Gérer plusieurs demandes simultanément et prioriser les tâches
• Travailler en coordination avec l’équipe
• S’adapter rapidement à de nouvelles procédures

Qualités personnelles :

• Sens du relationnel, calme et bienveillance face au public
• Réactivité, autonomie et esprit d’initiative
• Rigueur, organisation, discrétion et respect de la confidentialité
• Adaptabilité en contexte de renfort et disponibilité.