Agent administratif et financier - 8139

Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé des subventions aux associations ainsi que des mises à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l’accueil physique et téléphonique du service et pourra être amené à remplacer ses collègues en cas d’absence.

• Instruire les dossiers de subventions annuelles et exceptionnelles ville - Maîtriser le logiciel métier des subventions - Elaborer les tableaux de suivi des subventions des 2 collectivités - Collecter les documents et pièces comptables des subventions - Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et associations - Constituer des fiches synthèses pour aider la hiérarchie et les élus dans les prises de décisions - Etablir les conventions de ces subventions - Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions - Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques des associations et des subventions attribuées - Relayer aux associations les informations pouvant leurs être utiles - Participer au week-end des Associations début septembre sur le week-end complet - Gérer les mises à disposition de locaux aux associations - Gérer les mises à disposition de personnel aux associations - Formuler les demandes de travaux des locaux mis à disposition et suivre leurs déroulements en lien avec les associations - Recevoir, écouter et conseiller les associations - Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement - Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues lors des congés et absences des collègues - Polyvalence sur les différents postes administratifs du service - Assurer l'archivage Conditions de travail : - Etre présent tout le week-end lors du Forum des Associations début septembre - Grosse charge de travail chaque année de août à octobre pendant la campagne de subvention aux associations - Possibilité de télétravail

Savoirs : - Etablir, appliquer et suivre des procédures - Connaître les règles financières d'attribution de subventions - Connaître le cadre juridique des conventions - Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers - Savoir rédiger (courriers, notes, mails…) - Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne - Etablir des suivis de dossier par des tableaux de bord - Travailler en équipe - Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation Savoir-faire : - Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service - Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions - Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement - Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives - Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN - Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services - Savoir rendre compte - Esprit d'équipe Savoir-être : - Rigueur dans le suivi financier - Discrétion, disponibilité et réactivité - Etre organisé et force de proposition - Polyvalence, autonomie, diplomatie - Capacité d'adaptation et d'anticipation - Sens du contact et de l'écoute