Agent administratif - gestion de l'ecole des copains (h/f)

L'agent sera sous la responsabilité du Cheffe de Service "Enfance et Vie Scolaire" de la Ville de Beausoleil, vos missions sont : - La gestion de l'Ecole des Copains ; - Les tâches comptables ; - Les tâches polyvalentes.

• Gestion de l’école des Copains : - Accueil téléphonique et physique des divers interlocuteurs internes et externes (informer, orienter, transmettre, conseiller…) ; - Gestion du personnel des écoles, rencontre avec les agents, suivi des plannings, suivi des congés et absences… ; - Gestions des grèves ; - Exercer les tâches de rédaction : mettre en forme les courriers, les notes de services, les supports écrits, compte rendu de réunion … ; - Elaborer, recueillir, traiter et filtrer les informations nécessaires ; - Assurer le suivi des dossiers particuliers ; - Assurer le suivi avec les directeurs et les enseignants ; - Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées ; - Gestion du courriel électronique ; - Utiliser les outils bureautiques (Internet, Intranet, Word, Excel, …) ; - Gestion de l’organisation et de la planification des manifestations liées aux écoles (réservation des lieux et du matériel, informer les correspondants : Croix-Rouge, police, collaborateurs,) (Carnaval, Noël, fête de fin d’année) ; - Suivi des demandes de travaux dans l’école ; - Préparation du Conseil d’école ; - Déplacement régulier vers les établissements extérieurs ; - Enregistrer, trier et traiter le courrier reçu. * Tâches comptables : - Suivi des dépenses avec contrôle des disponibilités budgétaires des dotations financières par classe ; - Prise des connaissances et respect des procédures des Marchés ; - Etablissement des bons d’engagement comptable (l’article, la nomenclature, …) ; - Déterminer leur imputation comptable (fonctionnement et investissement) ; - Vérifier, enregistrer et transmission et des factures ; - Suivre les livraisons (vérification des bons de livraison par rapport aux factures), relancer les fournisseurs ; - Enregistrer et suivre les dépenses de la dotation par imputation dans les classeurs des écoles ; - Suivi des demandes des commandes par classe et par école. * Tâches polyvalentes : - Remplacement ponctuel des ATSEM et des animateurs sur les temps périscolaires en cas d’absence des agents ; - Classer et archiver les documents et les informations ; - Gérer les stocks de matériel scolaire : produits pharmaceutiques, consommables informatiques ; - Seconde les tâches réalisées dans les autres domaines : suivi des demandes des travaux, enregistrer les absences du personnel du service (ATSEM, AGENTS DE SERVICE) ; - Ouverture des établissements scolaires et réception des commandes enseignant pendant les vacances scolaires (mobilier, fournitures scolaires, librairie).

Connaissances : - Utiliser les outils bureautiques (Internet, Intranet, Word, Excel) ; - Connaissance des démarches administratives. Compétences : - Prise d’initiative dans certaines situations d’urgence ; - S’exprimer de façon claire et respectueuse, utiliser un vocabulaire correct ; - Adapter sa communication en fonction de l’interlocuteur ; - Rigueur administrative ; - Organisation et mise en place de procédure adaptées aux exigences d’instructions des dossiers ; - Être patient et méthodique ; - Travailler en équipe et en relais avec le personnel du service et les services municipaux ; - Exercer toutes autres tâches compatibles avec le grade ; - Réelles qualités relationnelles ; - Grande capacité d’organisation. Comportement : - Sens de l’écoute et de l’esprit d’initiative ; - Droit de réserve ; - Polyvalente. Degré d'autonomie du poste : Reçoit et comprend les instructions fixant l'objet du travail et les moyens dédiés. Contraintes spécifiques du poste : - Congés en dehors des périodes scolaires ; - Polyvalence ; - Horaires pouvant être modifiés en fonction des besoins de service. Horaires : - Temps de travail à 36 h 30 ; - Lundi au vendredi : 8 h 30 - 12 h 00 / 13 h 30 - 17 h 30.