Agent d’accueil au service Population (h/f)

Au sein du service Population, sous l’autorité de la responsable de service, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et participez à la réalisation de diverses missions administratives liées à la vie de la collectivité.

Véritable interlocuteur de premier niveau, vous accueillez, renseignez et orientez les administrés avec courtoisie et professionnalisme. Vous assurez également le suivi de plusieurs activités administratives du service, notamment l’accompagnement des usagers dans leurs démarches, la gestion de l’affichage administratif, le suivi du courrier et des colis ainsi que la participation aux opérations électorales.

Vous êtes également chargé(e) de la gestion et de la distribution des fournitures de bureau auprès des différents services municipaux.

Ce poste polyvalent nécessite un bon sens du service public, de la rigueur, de l'organisation et de bonnes qualités relationnelles, ainsi qu'une capacité à s'adapter à des interlocuteurs et des situations variés.

Qualifications requises

Formation ou expérience dans le domaine administratif, de l’accueil du public ou de la gestion administrative ;

Une expérience au sein d’une collectivité territoriale ou d’un service accueillant du public serait appréciée ;

La connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une mairie constitue un atout ;

Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers nécessaires à l’activité ;

La connaissance des procédures administratives liées à l’état civil, aux titres d’identité, au recensement citoyen et aux élections serait appréciée.

Compétences attendues

1. Savoirs – connaissances

Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel des collectivités territoriales ;

Connaissance des principales démarches administratives relevant d’un service Population ;

Connaissance des règles et procédures relatives :

aux cartes nationales d’identité et passeports ;

au recensement citoyen et à la JDC ;

aux attestations d’accueil ;

aux élections et à la tenue des listes électorales ;

à l’affichage administratif et réglementaire ;

Connaissance des règles relatives à l’accueil et à l’information des usagers ;

Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données ;

Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s’adapter à différents logiciels métiers.

2. Savoir-faire – compétences opérationnelles

Accueillir et renseigner différents publics avec professionnalisme ;

Identifier rapidement la demande de l’usager et l’orienter vers le bon interlocuteur ou dispositif ;

Expliquer clairement une procédure ou une démarche administrative ;

Accompagner les usagers dans leurs démarches, y compris lorsqu’elles sont réalisées en ligne ;

Appliquer les procédures administratives et respecter les délais associés ;

Constituer, enregistrer, suivre et classer des dossiers administratifs ;

Rechercher et vérifier des informations administratives ;

Utiliser efficacement les outils informatiques et les logiciels métiers ;

Assurer la gestion et le suivi du courrier, des courriels et des documents administratifs ;

Organiser et suivre l’affichage réglementaire ;

Participer à la préparation et au déroulement des opérations électorales ;

Assurer un suivi rigoureux des stocks et des besoins en fournitures ;

S’organiser pour gérer simultanément des demandes d’accueil, des tâches administratives et des sollicitations téléphoniques ;

Faire remonter les difficultés ou situations particulières à la hiérarchie.

3. Savoir-être – qualités professionnelles

Sens de l’accueil et du service public ;

Qualités relationnelles et aisance dans les échanges avec des publics diversifiés ;

Écoute, disponibilité et courtoisie ;

Patience et maîtrise de soi, notamment face aux situations de tension ou d’impatience des usagers ;

Diplomatie et capacité à adopter une posture adaptée aux situations rencontrées ;

Rigueur et sens de l’organisation ;

Discrétion et respect de la confidentialité ;

Autonomie dans l’exercice des missions confiées ;

Capacité à travailler en équipe et à transmettre les informations utiles ;

Adaptabilité et capacité à faire face aux imprévus ;

Sens des responsabilités et respect des procédures ;

Ponctualité et fiabilité.