Agent d'accueil du Guichet Unique (h/f)

Sous la responsabilité directe de la Cheffe de Service et de son Adjointe, vos missions sont :

• La prise en charge des dossiers d’une école et de toutes les dérogations scolaires de la commune ainsi que la mise en œuvre de la commission de dérogation ;
• La gestion de la régie Guichet Unique en binôme ;
• La gestion de l’Espace Citoyens (paramétrage des modules d’inscriptions via la console de publication, actualisation des informations aux familles, traitement des dossiers déposés par les familles).

Définition des missions :

• Réalise dans le cadre du service public, les prestations courantes liées à la demande des usagers et au domaine d’activité ;
• Renseigne et informe le public sur les activités proposées et procède aux modalités d’inscription sur le logiciel métier ainsi que les encaissements des différentes activités communales ;
• Réalise les effectifs écoles, et les statistiques périscolaires mensuellement ;

En relation directe avec le directeur de l’école en charge ;

• Assure le suivi administratif et financier de l’ensemble des actes ;
• L'interface comptable de mise en recouvrement ;
• Création et développement des modules par la console de publication sur l’Espace Citoyens ;
• Récupérations et traitements des données déposés par les familles ;
• Inscrit aux stationnements résidentiels sur le logiciel métier (INDIGO) ;
• Vente des abonnements et tickets de bus « KEOLIS » ;
• Utilise la connaissance de la langue Portugaise afin de faire l’interprète pour les familles en difficulté avec le Français ;
• Renseigne et informe le public sur les activités proposées et procède aux modalités d’inscriptions sur le logiciel métier (ARPEGE) ainsi que les encaissements des différentes activités communales (petites enfances, écoles, périscolaires, accueil de loisirs sans hébergement mercredis et vacances scolaires, école des sports) ;
• Réalise les effectifs pour toutes les écoles de Beausoleil, en direction de l’Inspection Académique, des directeurs d’écoles et de la hiérarchie ;
• Gestion des radiations scolaires ;
• Création et développements des modules inscriptions périscolaires et scolaire et traitement des dossiers déposées ;
• Effectue les statistiques de présences des activités périscolaires mensuellement ;
• Vérifie les encaissements effectués chaque semaine pour sa propre caisse (régisseur suppléant) ;
• Effectue les relances des factures impayées par mails en masse sur ARPEGE ;
• Génère les fichiers destinés à la Trésorerie pour les mises en recouvrement (interface comptable) ;
• Responsable d’une école elle est en relation avec le directeur de l’école ;
• Reste en relation avec tous les directeurs et directrices des écoles ;
• Inscrit et renseigne sur le logiciel métier INDIGO pour le stationnement résidentiel ;
• Charge les cartes et encaisse les abonnements bus KEOLIS ;
• En charge la commission de dérogation, en relation avec les familles et Monsieur le Maire et des dérogations externes (Enfants de Beausoleil scolarisés dans les communes limitrophes) ;
• Préparation aux frais de scolarité (pour les recettes et dépenses dues à la scolarité) ;
• Utilise la console de publication de l’espace citoyen afin d’effectuer les mises à jour des actualités et des mises en production des activités (sous le contrôle du chef de service) ;
• Classe et archive des dossiers enfance.

Degré d'autonomie du poste :

• Capacité à proposer des solutions dans le respect des objectifs préalablement définis.

Contraintes spécifiques du poste :

• Patience et concentration pour le paramétrage de l’espace citoyens ;
• Disponibilité face à l’amplitude des horaires importants ;
• Gestion des situations agressives.

Horaires :

• 36h30 hebdomadaire du lundi au Vendredi avec 9 jours de RTT.

Savoir :

• Savoir utiliser l’outil informatique ;
• Savoir utiliser le logiciel spécifique d’inscription et les publications de l’espace citoyen ;
• Création des modules d’inscriptions à destination des familles ;
• Savoir utiliser le logiciel spécifique pour les inscriptions stationnements résidentiels ;
• Règles de régies ;
• Rédaction administrative.

Savoir faire :

• S'exprimer de façon claire et concise ;
• Adapter sa communication en fonction de l’interlocuteur ;
• S’adapter aux besoins des usagers ;
• Présenter une image positive du service.

Savoir être :

• Se montrer disponible ;
• Pratiquer une écoute attentive ;
• Etre diplomate ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Aisance de communication.