Agent d'accueil - T26D17

Au sein de la Direction Générale Adjointe Services à la Population, sous l'autorité du Directeur Relations Citoyens et sous la responsabilité hiérarchique du chef du Service Accueil et Proximité, vos missions principales consisteront à réaliser les accueils physiques et téléphoniques des usagers de l'Hôtel de Ville.

Vous fournirez différents renseignements (accueil général, urbanisme, logement, économie, aidant connect, ressources humaines...) et contribuerez à la mise en oeuvre d'un accueil qualitatif polyvalent, dans l'esprit de la démarche Qualivilles engagée par la collectivité.

• Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des administrés vers l'ensemble des services de la collectivité,
• Accompagner les usagers, faciliter leurs démarches via les ressources (borne d'accueil automatique, informations, notices, Aidant Connect)
• Accompagner les personnes en situation de handicap,
• Instruire et répondre à la diversité des demandes (professionnels, institutions et usagers),
• Veiller au respect des outils et modes opératoires appropriées dans un souci d'efficacité et de qualité,
• Rédiger les courriers et courriels (fiches liaison) à l'attention du Cabinet et du secrétariat du Maire et des Elus, des chefs de services et responsables, et des administrés,
• Annoncer les rendez-vous au secrétariat du Maire et à l'ensemble des services,
• Gérer le prêt des véhicules du pool,
• Assurer la réservation des salles et le lien avec les services protocole et le service informatique,
• Mettre à jour et à disposition des notices et différents documents aux usagers, les présentoirs et prévoir le réapprovisionnement,
• Assurer la mise en oeuvre des différents affichages des espaces d'accueil,
• Réceptionner les colis et les courriers lors des absences du service courrier,
• Prendre les rendez-vous délégués à votre pôle par les directions et services,
• Procéder à l'ouverture et/ou la fermeture des portes principales des entrées de l'Hôtel de Ville en lien avec le service protocole,
• Distribuer les documents ou objets (disques bleus, sacs de déjections d'animaux, remettre les mallettes d'accueil) et suivre les stocks,
• Enregistrer et transmettre les coordonnées des nouveaux habitants au secrétariat du maire.

• Expérience significative sur un poste similaire très appréciée,
• Maîtrise des techniques d'accueil,
• Connaissance de l'environnement territorial, des périmètres et missions de l'ensemble des services de la collectivité,
• Maîtrise des procédures de contrôle de l'authenticité et de la validité des documents administratifs,
• Capacité d'analyse,
• Habilitation Aidant Connect et plateforme ADS (enregistrement des documents d'urbanisme),
• Maîtrise des logiciels métier et des suites bureautiques,
• Capacité de gestion des situations de stress,
• Confidentialité et de discrétion,
• Aisance et qualité relationnelle, courtoisie et diplomatie,
• Autonomie, sens de l'organisation et du reporting,
• Rigueur et ponctualité.

Avantages :

• Budget formation
• Congés payés et RTT
• CSE
• Parking à vélo
• Restaurant d'entreprise