Agent polyvalent guichet unique (h/f)

Missions

Dans le cadre de l'évolution de l'organisation des services, afin de mieux accompagner et orienter les administrés dans leurs démarches un guichet unique d'accueil de proximité est créé au sein des services de la mairie. L'agent affecté à ce poste accueille les usagers pour leur apporter une réponse de premier/ second niveau et les orienter vers l'interlocuteur adéquat en fonction de leur demande.

Rattaché au service du guichet unique, vous assurez l'accueil ainsi que les missions d'accompagnement des démarches administratives des familles effectuées auprès du guichet unique et des affaires civiles Vous aurez pour missions principales :

§ Assurer l'accueil physique des usagers

• Orienter et guider au mieux les usagers vers les services compétents à l'aide de la borne d'appels
• Assurer la délivrance de renseignements portant sur les services de la ville ; l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
• Délivrer les documents et fixer les rendez-vous répondant à la demande de l'usager
• Assurer la vérification des dossiers en amont de la saisie par le service compétent (carte d'identité et passeport, attestation d'accueil, inscription école-crèche, calcul de quotient familial)
• Remise des attestations d'accueil, des attestations de recensement militaire,
• Réception des dossiers ne nécessitant pas de traitement immédiat pour transmission au service traitant (inscription sur les listes électorales, dossier de PACS, attestations d'accueil...)

§ Assurer l'accueil téléphonique des usagers

• Réception des appels et transfert vers les différents services
• Prise de message via le logiciel Espace agents (Arpège)
• Délivrance des informations de premier niveau (via Espace agents et autres connaissances de la collectivité...)

§ Réaliser le traitement des demandes de carte nationale d'identité et de passeport

• Recueillir et saisir les éléments nécessaires à l'instruction des dossiers des CNI et passeports
• Gérer les différentes opérations du processus en lien avec la Préfecture
• Remise des titres d'identité,

§ Réaliser le traitement des demandes dans le cadre des différents services

• Traitement ou affectation des demandes reçues par l'espace citoyen (Arpège)

Pour le compte du service affaires civiles :

• Recevoir et instruire les demandes d'attestation d'accueil
• Saisir les demandes de recensement citoyen (recensement militaire)
• Remise des livrets de famille

et autre ...

Pour le compte du service état civil :

• Procéder aux légalisations de signature, aux copies conformes de documents pour l'étranger
• Inscription sur liste électorales
• Célébration de mariages

et autre ...

Pour le compte du service éducation :

• Inscription scolaire, périscolaires, extrascolaires ;
• Calcul du quotient familial ;
• Passage en masse annuel des élèves ;

et autre ...

Activités

Savoir faire

• Recueillir et transmettre des informations,
• Analyser les attentes et les besoins (réactivité, anticipation, ...).
• Maîtrise des techniques d'accueil
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissances dans les domaines administratif et juridique des collectivités

Profil

• Maitriser les techniques d'accueil et de régulation ;
• Savoir écouter et interpréter une demande ;
• Etre à l'aise avec l'outil informatique et les logiciels de traitement de texte ;
• Une expérience dans un poste similaire en collectivité territoriale serait appréciée.

Savoir être

• Qualités d'écoute et d'accueil, réactivité, rigueur, sens de l'organisation, discrétion, sens du service public, esprit d'équipe, aptitudes relationnelles et au dialogue