ALTERNANCE – Chargé d'accueil, animation et gestion du coworking Le 21 - Orsay (24 mois)

Soucieuse des évolutions économiques, sociétales et environnementales, la Communauté d'agglomération

Paris-Saclay réfléchit sans cesse à des solutions nouvelles pour répondre aux besoins et aux usages émergents que ce soit en faveur des habitants, des entreprises, des étudiants, des salariés, et agents du service public. C'est dans cette perspective qu'elle propose des espaces de coworking modernes et ouverts sur l'écosystème local.

Après l'ouverture en 2018 du premier espace de coworking « Le 30 » à Massy, orienté vers l'entrepreneuriat, l'agglomération a lancé en 2021 un second espace, « Le 21 », au sein de son nouveau siège à Orsay. Ce lieu se distingue par son orientation vers l'innovation territoriale, en encourageant de nouveaux modes de travail, des expérimentations collaboratives et des partenariats innovants entre les acteurs locaux et les agents des collectivités.

Pour garantir la qualité de l'accueil des utilisateurs, la gestion administrative du site (réservations, suivi des contrats, facturation), ainsi que l'animation des espaces et des événements, une présence régulière est nécessaire au sein du 21.

Afin de mener à bien ces missions, un poste en alternance est proposé. L'alternant(e) aura pour rôle clé de contribuer à la vitalité et au bon fonctionnement de lieu en collaboration avec l'équipe en place.

Les principales missions sont les suivantes :

1. Gestion du site au quotidien

En étroite collaboration avec l'équipe du 30, l'alternant a pour mission :

• L'accueil des utilisateurs de l'espace de coworking,
• La gestion logistique et technique du site (mise en état des espaces de travail, planning des réservations et des programmations, veille de la bonne utilisation des matériels, suivi des consommables…),
• La facturation selon les modalités en vigueur dans le cadre de la régie de recettes mise en place (procédures et outils existants au 30),

Le suivi des contrats (abonnements, domiciliations…).

2. Animations et évènements spécifiques

En coordination avec l'équipe du 30, l'alternant a pour mission :

• Proposer, co organiser des évènements (conférences, ateliers, workshops…),
• Etre relais de communication auprès des cibles et réseaux de prescripteurs,
• Assurer le suivi et valorisation des actions lancées (gestion des projets, relations fournisseurs, indicateurs d'évaluation…).

Au quotidien :

• Assister la référente au quotidien dans les différentes tâches et missions,
• Assurer à la demande de la référente, la totalité du traitement d'informations particulières,
• Rassembler, mettre en forme et tenir à jour les outils du service (tableaux de suivi des projets, de bord, listings commerces, porteurs de projet, supports de communication, …) ainsi que les tableaux statistiques sur la base des informations communiquées et recherchés,
• Participer activement aux actions menées par le service. Les tâches concernées peuvent prendre la forme de contacts auprès des prestataires, relances (téléphoniques, mail), de constitution de dossiers, de traitement administratif des projets, de recueil d'informations, de relations avec les

fournisseurs (…).

Relation fonctionnelles :

• Relations internes : avec le Directeur Général des Services (DGS), avec la Directrice Générale Adjointe (DGA), avec la Directrice Attractivité et Développement économique et son adjointe en charge du Service Entrepreneuriat & développement des entreprises et avec l'ensemble des

équipes concernée (services Innovation, Implantation, Communication, Emploi, Patrimoine,

Informatique…),

• Relations avec les villes concernées (techniciens…) pour les actions
• Relations avec des partenaires extérieurs : villes (managers), partenaires institutionnels, organismes consulaires, intervenants/prestataires extérieurs, entreprises, fournisseurs (…)

• Niveau d'études souhaité : bac + 2 minimum – filière comptabilité gestion, administration des entreprises, assistanat de direction
• Avoir une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
• Maitriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint...)
• Connaitre les dispositifs liés au développement des entreprises, des associations(..)
• Connaitre les techniques de communication (collaboration étroite avec l'équipe, le pôle, discrétion et confidentialité dans le traitement des informations)
• Être autonome, organisé
• Avoir l'esprit d'équipe
• Être méthodique et rigoureux (gestion des outils statistiques)
• Savoir animer un réseau de partenaires, des réunions
• Savoir faire preuve de réactivité, d'analyse, de capacités rédactionnelles et de résolution de problèmes