assistant administratif de production (H/F)

Dans le cadre de l’absence temporaire du Chef de production, l’Assistant administratif de production assure les missions de suivi administratif, de collecte et de mise en forme des données liées à l’activité de production.

Il intervient en appui de la Direction et des responsables de secteur afin de garantir la continuité du suivi administratif de l'activité et la disponibilité des informations nécessaires au fonctionnement du service.

Il ne se substitue pas au Chef de production dans ses missions d'encadrement, de pilotage opérationnel, de responsabilité sanitaire ou de prise de décision.

Compétences requises

Savoirs

• Connaissance de l'environnement administratif d'une collectivité territoriale.
• Connaissance du fonctionnement d'une cuisine centrale ou de la restauration collective appréciée.
• Connaissance des principes de suivi administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Connaissance des principes de classement et de gestion documentaire.
• Notions relatives à l'hygiène et à la sécurité alimentaire appréciées.

Savoir-faire

• Collecter et saisir des données.
• Contrôler la cohérence des informations.
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi.
• Réaliser des rapprochements de données.
• Classer et archiver des documents.
• Préparer des états et des synthèses.
• Assurer le suivi administratif des demandes.
• Identifier et signaler les anomalies.
• Respecter les délais.
• Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers.

Savoir-être

• Rigueur.
• Organisation et méthode.
• Autonomie.
• Réactivité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens des priorités.
• Qualités relationnelles.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à rendre compte.
• Esprit d'initiative dans le cadre des missions confiées.

Contraintes et modalités d'exercice

• 28 heures hebdomadaires. du lundi au jeudi
• Organisation du temps de travail définie avec la Direction selon les nécessités du service.
• Activité principalement administrative. ( Présence ponctuelle en environnement de production nécessaire à la collecte des informations.)
• Utilisation quotidienne des outils informatiques et logiciels métiers.
• Respect des règles d'hygiène et de sécurité applicables dans les locaux de production.
• Port des vêtements professionnels et/ou EPI lors de l'accès aux zones de production lorsque cela est nécessaire.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Rattachement hiérarchique

Directeur du SIVU Cuisine Rochefort Océan.

Relations fonctionnelles internes

Direction. Responsables de secteur. Responsables de magasin. Diététicienne. Agents administratifs. Agents de production et de distribution, pour la transmission des informations nécessaires au suivi administratif.

Relations externes sur instruction de la Direction :

Prestataires de maintenance. Fournisseurs de matériels et équipements. Organismes de contrôle et de certification. Entreprises intervenant sur les équipements et bâtiments.