Assistant administratif du conservatoire d'Alfortville (h/f)

Depuis la reconnaissance de l'intérêt territorial des équipements culturels et sportifs en décembre 2016, GPSEA, par l’intermédiaire de sa Direction des Sports et de la Culture (DSC) rattachée à la Direction Générale Adjointe Citoyenneté (DGAC), pilote et assure aujourd’hui le développement de 9 établissements spécialisés d’enseignement artistique gérés en régie directe.

Ce réseau, diversifié dans sa composition, comptant trois conservatoires classés (2 CRI, dont celui d'Alfortville et le CRR de Créteil), nourrit le double objectif de proposer localement des services culturels adaptés aux communes d’implantation et d’irriguer de manière équilibrée le territoire par une approche favorisant les complémentarités, en travaillant au renforcement de synergies, à l’harmonisation, à l’optimisation et à la modernisation des fonctionnements.

Ce réseau d’envergure s’inscrit dans un écosystème partenarial dense du fait de ses relations institutionnelles (Ministère de la culture et de la communication, Ministère de l’éducation nationale) et de ses collaborations avec les multiples lieux ressources qui maillent le territoire.

Scolarité :

Assurer le suivi de la scolarité des élèves en classes à horaires aménagés ;

Assurer la gestion quotidienne de la scolarité (gestion et suivi des absences des agents et des usagers, documents administratifs…) en collaboration avec les autres agents ;

Participer au travail des inscriptions/réinscriptions en collaboration avec les autres agents administratifs ;

Assurer le relai des informations notamment avec l’accueil ;

Organiser les examens (envoyer les convocations et établir le planning) ;

Collaborer à la mise en place des emplois du temps.

Bibliothèque-partothèque :

Cataloguer les documents en lien avec le réseau de lecture publique du territoire ;

Faire l’inventaire des besoins des enseignants en priorisant ceux liés aux projets pédagogiques ;

Gérer les acquisitions en fonction du budget alloué ;

Assurer le prêt des documents avec des horaires adaptés au public ;

Contrôler le retour des partitions empruntées.

Missions complémentaires :

Relayer les agents administratifs dans leurs missions ;

Accueillir le public lors des manifestations de l’établissement (concerts, spectacles, évènements, actions hors les murs…) ;

Aider à l’installation des salles (sans manipulation d’éléments lourds) ;

Assurer l'évacuation du bâtiment, en cas de nécessité, dans le respect de la procédure établie.

Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication ;

Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (internet, Microsoft 365, iMuse) ;

Expression orale et écrite de qualité ;

Connaissance du fonctionnement d’un système intégré de gestion de bibliothèque ;

Connaissance des dispositifs pédagogiques et des règlements intérieurs des établissements d'enseignement artistique ;

Sens du service public ;

Discrétion et confidentialité, savoir rendre compte ;

Polyvalence, capacité d’adaptation et disponibilité ;

Ponctualité, rigueur, sens de l'organisation et esprit d’initiative ;

Aptitudes relationnelles, au travail en équipe et en transversalité.

Bac +2 dans le domaine de l’accueil, l’assistanat de direction ou la gestion administrative ;

Expérience confirmée au sein d’un établissement recevant du public et plus particulièrement établissement d'enseignement artistique.