Assistant administratif polyvalent (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service de la restauration collective, est en charge de :

• Traiter les activités de secrétariat et de comptabilité (polyvalence sur les postes administratifs et comptables de la restauration scolaire) ;
• Assister un ou plusieurs responsables dans le fonctionnement du service ;
• Traiter les documents comptables, suivre les dépenses et assurer la gestion administrative ;
• Assurer la relation avec les fournisseurs, les différents services, les directeurs d’école… ;
• Mettre en place des menus établis par la diététicienne ;
• Passer les commandes, suivre les livraisons auprès des fournisseurs, des magasiniers.

• Compétences professionnelles :

Mission de secrétariat :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique : informer, orienter les collaborateurs, prestataires et administrés et traiter leurs demandes .
• Rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus ;
• Suivi des pointages du personnel sur le logiciel « Incovar+ » ;
• Classement et archivage des documents, scanner les divers documents comptables (mail, bons de commande, bons de livraisons).

Mission de comptabilité :

° Établir les bons de commande sur logiciel « Sédit Marianne » selon les marchés attribués :

• pour l'achat de denrées alimentaires pour la restauration dans les écoles de la Commune recensés par la gestionnaire administrative ;
• pour l'achat des produits d'entretien et petits matériels pour l'entretien des locaux des cantines scolaires établis par les magasiniers selon les demandes des responsables des cantines ;
• pour les diverses réparations du matériel dans les cantines scolaires (réceptionner les devis des fournisseurs pour les réparations demandées par les responsable des cantines ;
• pour l'achat des baguettes pour les sorties dans les écoles (recenser les sorties scolaires reçues des directeurs d'écoles par mail, téléphone) ;
• pour l'achat des matériels d'investissement et de fonctionnement pour les cantines (sauteuses, armoires froides...) recensés par le chef de service ;
• pour l'achat de combustible pour les cuisines centrales (demandés par les responsables de cantines) ;
• pour les vêtements de travail du personnel des cantines recensés par le service – tenues vestimentaires et chaussures de travail ;
• pour les prestations réalisées par la diététicienne pour le service ;
• pour les prestations de contrôles microbiologiques dans les écoles ;
• pour les contrôles de potabilité de l'eau dans les cantines.

° Gérer les demandes des fournisseurs, directeurs d'école, différents services par mail ou par téléphone ;

° Gérer les demandes des sorties scolaires ;

° Connaître la réglementation des marchés et suivre les dossiers des Marchés publics attribués (les quantités attribués, le montant global à atteindre et à ne pas dépasser, les prix fixés pour les achats) ;

° Suivre les commandes et contrôler les livraisons (s'assurer de la livraison et palier au remplacement, vérifier les quantités livrées par rapport au bon de commande) ;

° Gérer les soldes au niveau des bons de commande et des factures (en cas de rupture des denrées ou de quantités moindres)

° Contrôler et valider les factures (rassembler les bons de commande et bons de livraisons) :

• vérifier les désignations, les quantités, les prix, le montant global par rapport au bon de commande) ;
• réajuster les bons de commande pour un montant de moins de 50€ ;
• respecter les délais de paiement des factures pour éviter les intérêts moratoires ;
• retourner les factures aux fournisseurs en cas de non conformité.

° Gérer les relances des fournisseurs pour le paiement des factures ;

° Polyvalence en cas d'absence d'un collègue sur le poste du secrétariat ou des assistants comptables.

• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : intermédiaire.
• Technicité/expertise requise par le poste : intermédiaire.