Assistant de direction

L’Assistante de Direction assiste et seconde le Directeur Equipements de Mobilité pour faciliter la mise en œuvre quotidienne de ses missions. Elle prend en charge les tâches organisationnelles, avec une véritable autonomie, en matière de logistique administrative, de questions RH et institutionnelles, recherche les informations et les relaie, apporte toute solution pratique pertinente pour faciliter les missions et responsabilités du Directeur.

Activités principales :

Optimisation de la gestion de l’activité de la DEM :

Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes…

Contrôler et piloter le suivi des courriers et de l’agenda du Directeur

Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision ou de présentation des activités de la Direction (Powerpoint, note de synthèse…)

Organiser, assister et gérer au quotidien et dans la durée le lien avec les Elus, via toutes les demandes auprès du cabinet pour l’organisation des réunions et rencontres

Actions Ressources Humaines :

Accompagner et veiller aux procédures RH en tant que référent RH de la Direction

Contrôler et transmettre à la Direction Ressources pour la totalité des agents de la direction : congés, absences autres, demandes de formation, ordres de missions, entretiens professionnels, états d’heures supplémentaires, tableau préparatoire Commission consultative, gestion des CET, télétravail, etc…

Mettre en forme les fiches de poste de la Direction, en liaison avec la Direction Ressources

Suivre et mettre à jour les tableaux d’effectifs (création, mobilité interne, promotion interne…) et alerter le directeur sur les conséquences éventuelles en termes d’organigramme

Planifier et veiller au respect du calendrier des entretiens professionnels pour l’ensemble de la direction

Préparer l’arrivée des nouvelles recrues et accueil : lien avec la RH et Ressources, informatique, bureau, logistique

Expertise Institutionnelle (Bureau/Conseil) :

Rédiger et transmettre l’ordres du jour de la DEM

Veiller au bon respect des plannings de production et de transmission des rapports

Injection des rapports avec notes associées et annexes dans Decade une fois validation des chefs de services et du Directeur

Vérifier l’inscription des rapports dans l’Ordre du jour de la DGDMDIV

Récupérer les délibérations votées pour classement et diffusion

Assurer le suivi de la signature des conventions auprès des communes ou entreprises en lien avec la Direction Ressources

Communication et information au quotidien :

Organiser, coordonner, centraliser et conserver:

Informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Le courrier électronique

Le suivi du courriers départ/arrivée (AIRmess et autres)

Accompagner et structurer les processus organisationnels de la direction

S’assurer du bon format des documents administratifs (fiches visas, courriers…) et veiller à la diffusion des bonnes pratiques

Contrôler le respect des consignes générales de la Métropole en termes de formalisme administratif Remplacement sur les tâches urgentes des services Conduite de projets et Points d’arrêts et Projets annexes

Compétences Métier :

Connaitre l’organisation institutionnelle.

Préparer et organiser les réunions.

Rédiger les comptes rendus de réunions.

Animer la logistique des réunions

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et courriels

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) Utiliser les logiciels métiers : AIRmess, GEDELIB, DECADE, MACTU, SATURNE

Savoir s’exprimer oralement et rédiger avec aisance et précision.

Maîtriser et mettre en œuvre les techniques de secrétariat

Avoir le sens de l’organisation, de la planification, et du classement

Aisance relationnelle

Autonomie

Disponibilité

Esprit d’équipe

Rigueur

Capacité d’analyse

Forte réactivité et adaptabilité

Sens du service public

Respect de la confidentialité

Esprit de synthèse