Assistant de direction - DGA Transition Energétique et DGA Cadre de Vie (h/f)

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Assistant(e) de direction - DGA Transition Energétique et DGA Cadre de Vie

(Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux)

Organiser la vie professionnelle des DGA :

Établir une relation de confiance

Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances

Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité

Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés

Organiser les déplacements

Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies :

Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs

Vérifier les pièces des dossiers

Préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise

Assurer l'organisation de réunions :

Réserver des salles et des matériels adéquats

Préparer les dossiers, les convocations

Accueillir les participants

Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu

Tenir le secrétariat des directions :

Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques.

Assurer le suivi du circuit des parapheurs

Scanner, photocopier et faxer les documents

Trier, classer et archiver des documents

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)

Superviser administrativement l'action des assistantes au sein des 2 directions.

Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence

Assurer les accueils physique et téléphonique

Suppléer l'agent du service courrier dans l'enregistrement des courriers dans le logiciel courrier de l'Administration

Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.

Savoir-faire et savoir-être

Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité

Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité

Excellente maîtrise de l'orthographe

Gestion des priorités

Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique

Excellent relationnel

Conditions liées au poste

Environnement de travail favorable (salle de sport en accès libre, restauration sur site, prêt de véhicule pour les déplacements, place de parking …)

Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables

Participation de la collectivité à la couverture santé (mutuelle) et prévoyance

Télétravail 1j/semaine possible

Adhésion de la collectivité au CNAS

Noël des enfants et soirée du personnel

Logement de Vallée Sud – Grand Paris en bail mobilité (max. 10 mois) accessible aux futurs salariés et leur famille, selon disponibilité