Assistant de direction - Direction de la Santé (h/f)

En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express. Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc. Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...

Au sein de la Direction de la Santé, vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur.ice et les cadres de la direction. Vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel du service en assurant un appui quotidien à la direction. Véritable interface entre les équipes, les partenaires internes et externes, vous contribuez à la fluidité des échanges et au suivi des projets portés par la direction dans le champ de la santé publique.

• Organiser la vie professionnelle du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé : − Gérer et traiter les informations écrites (courrier…) et orales (téléphone…) reçues quotidiennement ; − Organiser l’agenda du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé, prendre des rendez-vous en fonction des priorités ; − Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ; − Relecture et diffusion des parapheurs ; − Organiser et planifier des réunions ; − Assister aux réunions pour en réaliser les comptes rendus ; − Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions ; − Répartir et suivre l’ensemble du courrier de la Direction et vérifier les parapheurs ; − Organiser le classement et l’archivage. • Suivre les projets et les activités de la Direction − Participer au suivi du budget de la Direction (participer à la préparation du budget, suivi des dépenses, des demandes de subventions, instruction des devis) ; − Suivre les délibérations et les conventions ; − Constituer les dossiers (thématiques) pour le.la directeur.rice de la santé et le.la directeur.rice adjoint.e de la santé afin de faciliter l’anticipation ; − Diffuser les informations internes et externes aux interlocuteurs dédiés ; − S’assurer de la compréhension, du respect des circuits, procédures, délais par les services ; − Renseigner et suivre les tableaux de bord de la Direction ; − Instruire ou constituer certains dossiers pour le.la directeur.rice de la santé et le.la directeur.rice adjoint.e de la santé rechercher les éléments de réponse, rédiger des courriers et notes ; − Centraliser les dossiers transversaux de la Direction ; − Participer aux réunions de Direction (rédaction des ordres du jour, des compte rendus) ; − Suivre les congés des responsables de l'équipe de direction. • Assurer l’accueil téléphonique et physique − Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs ; − Renseigner des fiches d’entretien.