Assistant de direction (F/H)

Placé(e) sous la responsabilité de la Direction Générale du CCAS de Saint-Paul, l'assistante de direction travaille en étroite collaboration avec une seconde assistante de direction. Ensemble, vous formez un binôme complémentaire, garantissant un appui administratif, logistique et organisationnel optimal à la direction.

Vos principales missions seront :

• Gestion administrative et logistique
• Organiser et gérer l'agenda de la direction, planifier les rendez-vous en coordination avec votre binôme (notamment la gestion des CA).
• Préparer et suivre les dossiers administratifs, rédiger les courriers, notes et comptes rendus.
• Assurer la gestion et l'archivage des documents selon une organisation partagée.
• Travail en binôme
• Collaborer efficacement avec l'autre assistante de direction pour répartir les tâches et gérer les priorités.
• Mettre en place des outils partagés pour optimiser la communication et le suivi des projets.
• Se relayer pour garantir une continuité dans la gestion des missions en l'absence de l'un(e) des deux.
• Coordination et suivi
• Assurer le lien entre la direction, les différents services et les partenaires externes.
• Coordonner les réunions : préparation des supports, suivi des décisions et reporting partagé.
• Suivre les projets confiés par la direction, en garantissant une traçabilité et un reporting clair.
• Accueil et communication
• Gérer les appels téléphoniques et le courrier de la direction en tandem.
• Accueillir les interlocuteurs internes et externes, en assurant une communication fluide et professionnelle.

Environnement de travail :

Vous intégrerez une structure dynamique et engagée dans des missions d'action sociale de proximité. Ce poste requiert un excellent sens de la collaboration, de l'autonomie et une grande discrétion.

Atout du poste : Le travail en binôme permet de partager les responsabilités et de travailler dans une dynamique d'entraide et de complémentarité.

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens de la discrétion pour accompagner la direction dans ses missions quotidiennes.

Compétences et qualités attendues :

• Compétences organisationnelles : capacité à gérer les priorités, respecter les échéances et structurer les informations.
• Aisance relationnelle : sens du contact, diplomatie et capacité à interagir avec divers interlocuteurs (internes et externes).
• Rigueur et discrétion : respect de la confidentialité des informations et fiabilité dans le suivi des missions.
• Compétences rédactionnelles : maîtrise parfaite de l'orthographe et capacité à rédiger des documents clairs et précis.
• Maîtrise des outils bureautiques : excellente utilisation des logiciels de traitement de texte, tableurs, outils de messagerie et gestion d'agenda.

Formation et expérience :

• Bac+2 minimum en assistanat de direction, secrétariat ou équivalent.
• Une expérience réussie sur un poste similaire est souhaitée, idéalement dans une collectivité ou une structure publique.

Qualités personnelles :

• Proactivité, esprit d'initiative.
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome.
• Flexibilité et capacité d'adaptation face à des situations variées.