Assistant (e) au Secrétariat général

Située dans le département de l’Essonne, à 23 km au sud de Paris, Morsang-sur-Orge est la 3ème commune de Cœur d’Essonne Agglomération par sa population, avec 21 604 Morsaintois. Elle est découpée en huit quartiers qui correspondent aux huit groupes scolaires, deux collèges, un lycée, trois structures petite en enfance, huit équipements sportifs, six équipements culturels. La ville est accessible depuis Paris via le RER C par les gares de Savigny-sur-Orge ou Epinay-sur-Orge, elle est aussi dotée de deux stations du tram T12. Elle est desservie par 6 lignes de bus et bordée par l’autoroute A6, Ville d’histoire et de patrimoine, comme en témoignent son Château et son parc, lieu de promenade privilégié au cœur de la vallée de l’Orge. Avec les parcs Simone Veil, Pablo Picasso et Toussaint Louverture, Morsang est une ville au cadre agréable où il fait bon vivre.

Sous l’autorité de la Secrétaire général, et en lien direct avec la Direction générale, vous travaillerez en lien étroit, avec la direction générale des services sur le conseil municipal et les dossiers d’actualité.

Accueil et courrier - Accueil des rendez-vous du secrétariat général, suivi et diffusion des parapheurs - Gestion quotidienne du courrier Arrivée (ouverture, enregistrement, orientation, diffusion) à l’appui du logiciel dédié - Préparation des courriers de la Direction général et du Secrétariat général Suivi du Conseil Municipal et des instances - Organiser et préparer l'ensemble des travaux des assemblées délibérantes et des commissions municipales, - Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue des instances et assurer la transmission aux élus, - Préparer et installer la salle du conseil municipal, et des commissions - Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de synthèse, délibérations...) auprès de la direction générale, - Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires, - Rédiger les comptes rendus des conseils et réunions, - Assurer le suivi des délibérations auprès de la préfecture (télétransmission) et des différents organismes, prestataires extérieurs. - Gestion des conventions (formalisation et suivi des signatures ; recensement et centralisation des exemplaires originaux) - Gestion des décisions et arrêtés (formalisation et suivi des signatures ; recensement et centralisation des exemplaires originaux) Suivi des assurances - Suivre les contrats d’assurance - Déclarer les sinistres aux assureurs de la ville et suivre les contentieux en cours avec les services concernés Suivi du budget du secrétariat général - Contrôle des factures (vérification si les commandes ont bien été reçues) Activités connexes : - Commande des fournitures administratives - Appui administratif aux dossiers gérés par le secrétariat général, notamment en lien avec la commande publique - Secrétariat de la Direction Général