Assistant(e) de direction

Missions principales :

• Assurer l'accueil et être l'interlocuteur privilégié des établissements scolaires.
• Assister la direction dans son organisation : gestion d'agenda, courriers, messagerie, rédaction et mise en forme de documents, classement et archivage numérique.
• Organiser les réunions, convocations, listings, déplacements et aspects logistiques.
• Participer à la mise en oeuvre et au suivi des projets et événements de la Direction.
• Gérer les fournitures, les commandes et le planning du véhicule de service.
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif scolaire et périscolaire.
• Recenser les besoins des écoles, préparer les éléments budgétaires et assurer le suivi des budgets (écoles, services, ULIS, etc.).
• Demander et analyser les devis, saisir et suivre les commandes dans CIRIL, contrôler les livraisons et factures et gérer les éventuels litiges.
• Suivre les marchés publics : renouvellements, documents d'appel d'offres, analyse des candidatures avec le service concerné et suivi de l'exécution des marchés.
• Assurer la gestion des dispositifs PPMS : suivi du matériel, commandes et réassort, recherche d'informations réglementaires.
• Préparer et suivre les conventions relatives aux frais de scolarité et de restauration des élèves ULIS, ainsi que la veille réglementaire.
• Mettre en forme les actes administratifs et courriers et assurer le suivi budgétaire de la crèche Bonjean.

Compétences et qualités recherchées :

Rigueur, organisation, autonomie, discrétion professionnelle, capacité à respecter les procédures et à rendre compte. Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aptitude à travailler avec différents interlocuteurs. Être force de proposition pour améliorer la qualité du service rendu aux usagers.

SAVOIR-FAIRE

• Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances

SAVOIR-ETRE

• Communication orale et écrite
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacité à déterminer les priorités
• Savoir mettre en place des outils de gestion