Assistant.e de direction, action culturelle, vie associative et responsable des accueils

Secrétariat de direction et des élus, action culturelle, sportive et vie associative Responsable des accueils des administrés

Activités régulières : Secrétariat de direction et des élus : - Préparer les réunions et les documents pour le Conseil Municipal, le Bureau Municipal et les différentes commissions, - Mettre en forme les procès-verbaux et assurer le suivi du compte-rendu et autres documents consécutifs à la tenue des réunions institutionnelles, - Suivre la validation et la signature des documents émis par le Conseil Municipal (délibérations, conventions, contrats...), - Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...), - Assurer le suivi du classement des actes administratifs (délibérations, décisions), - Préparer la publication des actes administratifs, - Organiser et gérer les agendas du maire et des élus ainsi que de leurs déplacements, - Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux élus et aux services, - Gérer la représentation des élus aux instances et événements divers, - Suivre le calendrier d'astreinte des élus. Action culturelle et vie associative : - Assurer le suivi administratif et budgétaire relatif aux actions culturelles, - Aider à la préparation des manifestations (petite logistique, hébergements, repas...), - Entretenir les relations avec les partenaires (techniciens, régisseurs, associations...), - Coordonner les actions de la collectivité en matière de soutien à la vie associative, - Mettre à jour les différentes données associatives (base de données, recensement, locaux utilisés, etc). Responsable des accueils aux administrés : - Assurer et coordonner le bon fonctionnement des accueils (mairies, agences postales communales et espace numérique), - Animer une équipe, organiser les missions, optimiser les moyens humains et traduire les priorités. Activités occasionnelles En renfort et/ou en remplacement très ponctuels : * assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés * réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant * gérer la boîte mail

Savoir-faire : - Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue Rédaction et mise en forme de documents administratifs : - Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers - Suivi des projets et activités de la direction ou du service - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat - Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service - Accueil téléphonique et physique - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques - Organisation et planification des réunions - Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue - Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité - Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus - Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...) Savoirs socio-professionnels : - Notions d'organisation et de gestion du temps de travail - Fonctionnement des services de la collectivité - Règles de l'expression orale - Règles rédactionnelles - Fonctionnement de l'internet et de l'intranet - Tableaux de bord et outils de planification et suivi - Standard téléphonique, annuaire internet - Techniques de secrétariat - Annuaire de la collectivité et des partenaires - Rédaction d'écrits professionnels divers (compte-rendu, note, procès verbal, courrier...) Savoirs généraux : - Organisation de la collectivité ou de l'établissement public - Contexte et enjeux de la collectivité ou structure - Notions de comptabilité analytique - Missions du service - Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure - Notions en finances publiques locales