Assistant.e de direction CDD 985

MISSION : Apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion et d'animation de l'activité de la direction de la communication : accueil, information, actions, logistique, budget ; de préparation, suivi et classement des dossiers.

Compétences stratégiques :

• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat

*Savoir anticiper

• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
• Etre capable de s'adapter au contexte
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

Compétences techniques :

• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
• Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Être en mesure de travailler en équipe
• Être capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Promouvoir l'image de la direction/du service auprès des interlocuteurs