Assistant.e des Elus / Maire / DGS et Chargé.e de communication (h/f)

Directement rattaché.e à Directrice Générale des Services (DGS), vous avez en charge le secrétariat des élus, du DGS et du Maire. Vous participez, si besoin, aux réunions de l’équipe municipale et en établissez les comptes-rendus. Vous rédigez et mettez en forme courriers et documents divers. De plus, vous avez en charge toute la communication de la collectivité, à savoir la gestion du site internet, des réseaux sociaux et la conception des supports de communication.

Doté.e de capacités rédactionnelles, vous maîtrisez l’outil informatique (Word, Excel et Powerpoint). Vous avez le sens des relations publiques et de la communication. Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et savez établir vos priorités avec autonomie. La discrétion et la confidentialité sont des qualités indispensables.

Une expérience sur un poste similaire et des connaissances sur un logiciel PAO seront appréciées.

Savoir-faire :

• Organisation de la vie professionnelle des élus :

o Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des élus ;

o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;

o Établir une relation de confiance avec les élus.

• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :

o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et courriels ;

o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;

o Organiser le classement et l'archivage des dossiers liés au poste.

• Accueil téléphonique et physique au secrétariat :

o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;

o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;

o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

• Organisation et planification des réunions et conseils municipaux :

o Rédiger les ordres du jour en concertation avec les élus et DGS ;

o Respecter les délais de de transmission de documents avant et après les réunions ;

o Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes-rendus.

• Gestion de la partie communication :

o Actualisation du site internet de la collectivité ;

o Créer des supports de communication (flyers, affiches...) ;

o Suivi et gestion des réseaux sociaux de la commune.

Savoirs-socioprofessionnels :

• Méthodes d’organisation et de gestion du temps de travail ;
• Connaissances des fonctionnements des services d’une collectivité ;
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité ;
• Techniques de secrétariat ;
• Maîtrise d’internet, de l’outil informatique et des réseaux sociaux.