Assistant(e) du service Dynamique commerciale, artisanale et industrielle, Gestionnaire des espaces culturels de Wesserling

Assurer la gestion administrative et comptable du service dynamique commerciale, artisanale et industrielle. Suivre au quotidien la gestion locative des espaces d’entreprises. Se charger des locations des espaces culturels.

Assurer la gestion locative des espaces d’entreprises :

• Mise à jour et création d’outils de suivi des locations du parc de Wesserling et du parc de Malmerspach (bases de données, plans..).
• Rédiger les baux, les conventions et tous les documents administratifs nécessaires aux locataires privés ou aux personnes morales (attestations de domiciliation de siège social, attestations de résiliation, conventions transactionnelles…).
• Suivre la validité des attestations d’assurances locatives et les obligations locatives (attestation d’entretien, visite périodique, vérification et contrôles annuels…).
• Constituer et tenir à jour les dossiers des locataires, numériser, transférer les dossiers en Trésorerie, classer et archiver des dossiers papiers et numériques.
• Suivre les échéances de baux ou conventions pour anticiper les renouvellements.
• Facturer mensuellement les loyers des Espaces d’entreprises du parc de Wesserling et de Malmerspach.
• Suivre les impayés en lien avec le SGC et le responsable de service.
• Préparer et facturer annuellement les régularisations de charges locatives et des taxes foncières,
• Réaliser des états des lieux, des remises des clés, des relevés de compteurs…
• Participer à la gestion quotidienne des sites et locaux (faire le lien avec les agents techniques, les prestataires…)

Assurer la gestion des tâches comptables du service :

• Accompagner le responsable de service dans la préparation et le suivi des budgets,
• Réaliser les engagements annuels de certaines dépenses récurrentes (entretient et nettoyage des bâtiments, révision des chaudières, vérifications périodiques…),
• En lien avec le responsable de service, effectuer le traitement des devis et factures réceptionnés (signature, engagement par le service comptable, passation de la commande, vérification du paiement…) relatifs au différents travaux ou dépenses du service,
• Participer au suivi de la consommation des budgets par postes de dépenses,
• Appuyer le responsable de service dans le suivi des dépenses, par bâtiment, pour certains postes de dépenses stratégique (fluides, assurances…) ou pour certaines opérations de travaux.

Effectuer les tâches administratives du service :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs du service,
• Réaliser diverses missions de secrétariat, mise en forme, rédaction, envoi de courriers, rédaction de notes…
• Organisation de RDV, transmission de documents,
• Travailler en partenariat avec le responsable de service et le Vice-président
• Préparer les arrêtés du Président, les notes aux bureaux, les décisions et les délibérations nécessaires pour le service et procéder à leur exécution.

Promotion de l'offre immobilière économique de la collectivité :

• Participer à la promotion de l'offre immobilière économique de la Communauté de Communes (notamment par l'assistance à l'élaboration de communications spécifiques)
• Procéder à la communication (annonces le bon coin, facebook, mailing...),
• En lien avec le responsable de service, renseigner sur les locaux et leur disponibilité, organiser des visites.

Lien avec le responsable de service et le Vice-président :

• Faire remonter régulièrement les demandes de location, les informations relatives à aux espaces d’entreprises ou des problèmes éventuels,
• Représenter la Communauté de Communes auprès des locataires ou autres interlocuteurs du service
• Élaborer des documents de suivi et de synthèse ainsi que d'aide à la décision.

Gestion des Espaces culturels de Wesserling :

• Établir les plannings d’occupation des Espaces culturels de Wesserling, gestion des clés.
• Participer à la promotion de ces salles (communication...)
• Coordonner les demandes des différents usagers des salles.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement, et faire visiter les espaces culturels, expliquer le fonctionnement et l'environnement du site de Wesserling
• Répondre aux mails des privés et des organisateurs de mariage,
• Établir des arrêtés de location des espaces culturels ainsi que les conventions d’occupation,
• Suivre les encaissements, gérer la régie de recettes et les chèques de caution,
• Faire le lien avec le prestataire ménage ou les services techniques.
• Suivre les stocks de vaisselle, et l’entretien du matériel (lave-vaisselle, frigo, congélateur, mobilier),
• Établir l’état des lieux d’entrée et de sortie

SAVOIR : CONNAISSANCES TECHNIQUES ET FORMATION

• Connaissance du fonctionnement de la Communauté de Communes et de ses missions,
• Connaissance des spécificités du service Dynamique commerciale, artisanale et industrielle (hôtels d’entreprises dans d’ancienne friches réhabilités, différents sites, nombre important de bâtiments et locaux, politique d’accueil d’entreprises…
• Connaissances générales en matière de finances publiques et comptabilité, en lien avec la mise en facturation des loyers, les régularisations de charges, le suivi des budgets et dépenses et la régie des salles,
• Connaissances générales en matière de gestion locative, d’immobilier d’entreprises, de législation et de contrats (différents types de baux et conventions),
• Droits et devoirs de l'agent de la fonction publique territoriale.

SAVOIR-FAIRE : TECHNIQUE ET MÉTHODOLOGIQUE

• Maitrise des outils bureautique et informatique,
• Savoir utiliser les logiciels Berger-Levrault et Helios
• Techniques de secrétariat et de rédaction des documents administratifs, capacité rédactionnelle,
• Savoir assurer un accueil physique ou téléphonique, savoir gérer les éventuels conflits,
• Savoir conduire une mission en lien avec le service et s'organiser pour y arriver,
• Respect de l'autorité hiérarchique,
• Être force de proposition auprès du chef de service et des élus,

SAVOIR-ETRE : QUALITÉS PERSONNELLES ET SOURCES DE MOTIVATIONS

• Capacités d'organisation, de hiérarchisation des différentes tâches et d'anticipation,
• Savoir faire preuve d’une grande capacité de rigueur et de méthode,
• Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse,
• Aptitude au travail d’équipe, savoir rendre compte de son activité et faire remonter les informations importantes ou problèmes
• Donner une image positive de son service et de la Communauté de Communes en général,
• Avoir le sens du service public et de l’accueil : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre (diplomatie, pédagogie, patience et courtoisie),
• Savoir gérer les situations de conflit ou les négociations,
• Savoir communiquer en public et établir une relation de confiance avec son interlocuteur,
• Être polyvalent(e),
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.