Assistant Prestataire

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du SSA.

Relations fonctionnelles

Contacts directs et permanents avec les usagers, les aides à domicile. Echanges réguliers d’informations avec la responsable du service, les responsables de secteur, la conseillère administrative, l’assistante administrative SSA. Relations fréquentes avec les autres services, les collectivités et les partenaires

Niveau de formation requis : IV ou V

Formations et qualifications nécessaires : Gestion, secrétariat, administratif (CAP, BEP)

Savoirs faire :

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et des logiciels spécialisés en gestion des plannings (ex : Médisys, Mediclic).

Capacité d’organisation :

• Savoir identifier et prioriser les tâches selon leur degré d’urgence.
• Gérer simultanément plusieurs plannings complexes, avec priorisation des interventions en fonction des besoins des bénéficiaires et des ressources disponibles dans le respect des contraintes légales (temps de travail, repos, sécurité).

Capacité à s’adapter rapidement face aux situations imprévues ou urgentes, en proposant des solutions alternatives sans compromettre la qualité du service.

Capacité à communiquer :

• Savoir gérer les appels : les réceptionner, les filtrer, les réorienter si nécessaire
• Faire preuve de diplomatie et offrir une écoute active dans les échanges avec les bénéficiaires et les aides à domicile.
• Savoir réguler les tensions et maintenir un environnement calme et organisé.
• Savoir transmettre des informations de manière claire et concise, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, avec une aptitude à reformuler les demandes.

Capacité à travailler en équipe pour garantir la fluidité des opérations, et assurer la continuité des services.

Savoirs

Connaissance des règles du secteur : Maîtrise des réglementations relatives au temps de travail, aux repos compensateurs, et à la sécurité des intervenants à domicile.

Maîtrise des techniques de communication téléphonique et des méthodes de régulation des conflits.

Bonne connaissance de l'organigramme du service et du CCAS, ainsi que des principes de fonctionnement et des procédures internes de planification.

Connaissance du public (principaux besoins) et du réseau des partenaires locaux (associations, services médicaux, etc.).

Bonne connaissance des lois et des règlements concernant le soutien à domicile, notamment sur la disponibilité et les droits des aides à domicile.

Connaissance des procédures internes : Respect des principes et des processus définis pour la gestion et l’organisation des interventions.