Assistant services à la population (h/f)

MISSIONS

• Relations avec le public
• Relation avec les élus
• Relations avec l’ensemble du service
• Travail en équipe au sein du service
• Organisation de son activité
• Traitement des dossiers et saisie de document
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Planification et suivi
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques
• Préparer et rédiger les documents budgétaires et comptables
• Préparer les actes d’état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Accueil physique et téléphonique
• Accueillir et renseigner la population
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
• Rechercher et diffuser les informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Identifier les sources de documentation
• Planification et suivi

Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc…)

• Utiliser des logiciels et des progiciels

d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Savoir-faire :

• Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques et juridiques)
• Bâtir une relation de confiance avec le maire
• Monter des dossiers parfois complexes incluant une dimension juridique
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
• Réaliser un budget
• Connaître et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats
• Connaître et savoir appliquer les règles du statut FPT
• Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l’urbanisme (permis de construire…)
• Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités locales
• Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil, et gestion des cimetières
• Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes…)
• S’adapter aux contraintes financières
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire

Savoir-être :

• Aisance relationnelle
• Aimer le contact avec le public
• Tenue et expression correctes
• Sens de l’observation et de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Confidentialité et discrétion absolue
• Rigueur, vigilance et réactivité
• Patience, diplomatie
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
• Échanger avec les autres agents afin d'optimiser l'exécution des tâches qui lui sont confiées

es publics).